BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ

 1. Marcin Sawko - Naczelnik

pok.  nr 108, tel. (86) 215 67 26

 

2. Emilia Kuczewska - Główny specjalista /EWIDENCJA WYPOSAŻENIA I ŚRODKÓW TRWAŁYCH, ZFŚS/

pok. 107, tel.(86) 215 67 13

 

3. Monika Kossakowska - Główny specjalista /ZAKUPY, ARCHIWUM/

pok. nr 107, tel. (86) 215 67 13

 

4. Agnieszka Pijanowska - Podinspektor /E-OBIEG DOKUMENTÓW/ - urlop bezpłatny

pok. 6, tel (86) 215 68 51

 

5.  Bogumiła Cwalina - Główny specjalista /E-OBIEG DOKUMENTÓW/

pok. 6, tel (86) 215 68 51

 

6. Alicja Łepkowska - Gołaś - Pomoc administracyjna - urlop bezpłatny

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 67 37

 

7. Katarzyna Podsiadło - Pracownik II stopnia /E-OBIEG DOKUMENTÓW/

pok. 6A tel. (86) 215 68 51

 

8. Dominika Duda - Pracownik I stopnia /KORESPODENCJA WYCHODZĄCA/ 

pok. 6A tel. (86) 215 68 51

 

9. Emilia Cwalina - Pomoc administracyjna /KORESPODENCJA WYCHODZĄCA/

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 68 85

 

10.  Mieczysław Zawadzki - Kierowca

Kancelaria Ogólna, tel. (86) 215 68 85

 

11. Robert Lesicki - Robotnik gospodarczy

Kancelaria Ogólna, tel. (86) 215 68 85

 

12. Dorota Danielewska - Inspektor /PUNKT OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW/

Punkt Obslugi Mieszkańców tel. (86) 215 68 41

 

13. Mateusz Zaczkowski - Referent /PUNKT OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW/

 Punkt Obslugi Mieszkańców tel. (86) 215 67 00

 

14. Magdalena Lipska - Pomoc administracyjna /PUNKT OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW/

 Punkt Obslugi Mieszkańców tel. (86) 215 67 00

 

15. Halina Zdrodowska - Goniec

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 68 85

 

16. Renata Konik - Goniec

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 68 85

 

17. Sylwia Mocarska - Goniec

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 68 85

 

18. Magdalena Urban - Goniec

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 68 85

 

19. Marek Karwowski - Goniec

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 68 85

 

20. Anna Galińska - Goniec

Kancelaria Ogólna tel. (86) 215 68 85

 

21. Leszek Zysk - Konserwator

Kancelaria Ogólna, tel. (86) 215 68 85

  

                                                                                                                                                  § 37

                                                                                                                               WYDZIAŁ OBSŁUGI URZĘDU

 

1. W skład Wydziału Obsługi Urzędu wchodzą:

1) Kancelaria Ogólna Urzędu,

2) Archiwum Zakładowe,

3) Biuro Rzeczy Znalezionych,

4) wieloosobowe stanowisko pracy gońców,

5) Punkt Obsługi Mieszkańców.

2. Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy w szczególności:

1) administrowanie budynkami i pomieszczeniami Urzędu, a w tym: planowanie inwestycji i remontów oraz nadzór nad ich realizacją, konserwacja urządzeń technicznych, bieżące naprawy, wynajem i najem pomieszczeń, prowadzenie ksiąg obiektów Urzędu, zapewnienie dostarczania do budynków Urzędu wody i energii cieplnej i elektrycznej, obsługa centrali telefonicznej w zakresie łączenia rozmów,

2) zaopatrywanie Urzędu w sprzęt (z wyłączeniem sprzętu IT), wyposażenie, materiały biurowe i inne,

3) planowanie i realizacja zakupów środków trwałych (z wyłączeniem sprzętu IT) i wyposażenia Urzędu,

4) prowadzenie ewidencji ilościowej wyposażenia, znakowanie i zabezpieczanie przed zniszczeniem i kradzieżą użytkowanych w Urzędzie środków trwałych i wyposażenia,

5) likwidacja wyposażenia należącego do Urzędu oraz współpraca przy inwentaryzacji z Wydziałem Skarbu i Budżetu,

6) realizacja zadań dotyczących zakupów, ewidencji i dystrybucji odzieży ochronnej, roboczej i środków ochrony indywidualnej oraz związanych z ich użytkowaniem ekwiwalentów,

7) zapewnienie obsługi transportowej Urzędu, nadzór nad eksploatacją samochodów służbowych, rozliczanie paliwa,

8) przygotowywanie umów i rozliczanie ryczałtów na wykorzystywanie samochodów prywatnych pracowników do celów służbowych,

9) zaopatrywanie pracowników Urzędu w bilety komunikacji miejskiej,

10) zabezpieczenie mienia Urzędu przed pożarem, kradzieżą i zniszczeniem,

11) administrowanie tablicami urzędowymi, tablicami ogłoszeń Urzędu, zapewnianie terminowej wymiany ogłoszeń wywieszanych na urzędowych tablicach ogłoszeń,

12) przygotowywanie - na wniosek kierowników komórek organizacyjnych Urzędu - pomieszczeń do odbycia sesji, narad, spotkań, konferencji, ich wyposażenie w niezbędny sprzęt (z wyłączeniem sprzętu IT) i artykuły,

13) zapewnienie właściwej estetyki oraz utrzymania porządku i czystości w budynkach i pomieszczeniach Urzędu,

14) prenumerata prasy i wydawnictw dla potrzeb Urzędu,

15) prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami wytwarzanymi w Urzędzie,

16) gospodarka pieczęciami i pieczątkami Urzędu,

17) realizacja zadań związanych z obiegiem i dostarczaniem korespondencji urzędowej: prowadzenie Kancelarii Ogólnej Urzędu, rejestracja wszystkich pism i spraw wpływających do Urzędu w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, kwalifikowanie przyjmowanej korespondencji, przekazywanie korespondencji do właściwych komórek Urzędu, odbiór przesyłek z poczty, koordynowanie pracy gońców, dostarczanie korespondencji do mieszkańców i instytucji na terenie miasta Łomża, wysyłanie i rejestracja korespondencji i przesyłek wychodzących z Urzędu,

18) prowadzenie Zakładowego Archiwum: przejmowanie dokumentacji przekazywanej przez komórki organizacyjne Urzędu, przeprowadzanie skontrum dokumentacji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji, wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej Urzędu, prowadzenie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów, inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, przekazanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego, sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, przyjmowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji likwidowanych jednostek organizacyjnych,

19) prowadzenie biura rzeczy znalezionych,

20) zabezpieczenie od strony technicznej i współudział w organizacji wszelkiego typu wyborów i referendów,

21) powielanie i oprawianie dokumentów na potrzeby Urzędu,

22) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, opracowywanie projektu regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, współdziałanie oraz obsługa Komisji ZFŚS,

23) przygotowywanie umów związanych z realizacją zadań Wydziału,

24) opracowywanie wykazu zawierającego zestawienie informacji o zakresie korzystania przez Urząd ze środowiska oraz współpraca w tym zakresie z WGK,

25) współpraca z Głównym Urzędem Statystycznym i innymi organami w zakresie przekazywania danych,

26) prowadzenie centralnego rejestru porozumień i umów zawartych przez Miasto.

3. Punkt Obsługi Mieszkańców:

1) udziela wszelkich informacji dotyczących organizacji Urzędu, właściwości poszczególnych komórek organizacyjnych, sposobu załatwiania spraw,

2) udostępnia osobom zainteresowanym wszelkie formularze i druki obowiązujące w Urzędzie przy załatwianiu indywidualnych spraw i udziela niezbędnej pomocy w prawidłowym ich wypełnieniu,

3) wydaje przesyłki awizowane,

4) przyjmuje korespondencję bezpośrednio od interesantów i przekazuje ją do Kancelarii Ogólnej Urzędu.

4. W Punkcie Obsługi Mieszkańców usytuowane jest stanowisko asystenta osób starszych i niepełnosprawnych, którego zadaniem jest udzielenie tym osobom pomocy i wsparcia w czynnościach związanych z załatwieniem sprawy w Urzędzie, a w szczególności dostarczenie niezbędnych formularzy, pomoc w wypełnieniu druków i sporządzeniu pisma, asystowanie podczas przemieszczania się w obrębie Urzędu, na parking, podczas korzystania z windy, przewóz za pomocą schodołazu.

5. Wydział wykonuje inne zadania zlecone doraźnie przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza lub Skarbnika.