Zarządzenie Nr 92/14
Treść zarządzenia wraz z załącznikami w plikach do pobrania
Na podstawie art. 31 i 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U z 2013r., poz. 594), w celu realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2013r., poz. 907 z późn. zm.), zarządzam co następuje:
§ 1
1. Wprowadzam:
- wzór wniosku o uruchomienie procedury o udzielenie zamówienia publicznego dla
postępowań o wartości powyżej 30.000 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 1,
- regulamin ramowy pracy komisji przetargowej w brzmieniu określonym w załączniku Nr 2,
- wzór listy kontrolnej umów określony w załączniku Nr 3,
- wzór wniosku o uruchomienie procedury o udzielenie zamówienia publicznego dla
postępowań o wartości poniżej 30.000 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 4,
- regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro w brzmieniu
określonym w załączniku Nr 5,
- plan zamówień publicznych dla postępowań o wartościach do i powyżej 30.000 euro
w brzmieniu określonym w załączniku Nr 6,
- jednolity Rejestr zamówień publicznych podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych
w brzmieniu określonym w załączniku Nr 7,
- jednolity Rejestr zamówień publicznych nie podlegających ustawie Prawo zamówień
publicznych w brzmieniu określonym w załączniku Nr 8 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
1. Pracownicy Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych współpracują z pracownikami
poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu celem weryfikacji przygotowanej
dokumentacji oraz zamieszczenia ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych lub
przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz publikowania na stronie BIP Urzędu
Miejskiego.
2. W odniesieniu do zamówień Biura Obsługi Urzędu - pracownicy Referatu Zamówień i Zakupów
Publicznych przygotowują całość dokumentacji, poza wnioskiem o wszczęcie procedury, opisem
i szacowaniem przedmiotu zamówienia, który sporządzany jest przez pracowników Biura
Obsługi Urzędu.
3. Pracownicy Wydziału Inwestycji we własnym zakresie realizują zadania związane
z zamieszczaniem ogłoszeń o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub
przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz publikowania na stronie BIP Urzędu
Miejskiego.
§ 3
1. Procedurę dotyczącą udzielania zamówień do 30.000 EUR określoną w regulaminie
stanowiącym załącznik Nr 5 do niniejszego Zarządzenia stosuje się następująco:
a) wydatki w kwotach brutto przekraczających 60.000,00 zł realizowane są przy udziale
pracowników Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych, po przedłożeniu przez
zainteresowaną komórkę organizacyjną kompletu wymaganych dokumentów, zgodnie
z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w kwotach nie podlegających stosowania
ustawy Prawo zamówień publicznych
b) wydatki w kwotach przekraczających 15.000,00 zł do 60.000,00 zł wymagają
udokumentowania w formie notatki uzasadniającej wybór danego Wykonawcy.
c) wydatki w kwotach do 15.000,00 wymagają opisu celowości wydatku na dowodzie
zakupu.
2. Warunkiem uruchomienia procedury dotyczącej zamówienia , o którym mowa w ust. 1:
- w kwotach od 0 -1. 000,00 zł - jest akceptacja naczelnika wydziału
- w kwotach od 1.001,00 zł do 60.000,00zł - jest sporządzenie listy kontrolnej według wzoru
określonego w załączniku Nr 3,
- w kwotach od 60.001,00 zł do 30.000 euro jest sporządzenie wniosku wg wzoru określonego
w załączniku Nr 4 i listy kontrolnej według wzoru określonego w załączniku Nr 3,
3. W przypadkach losowych np. awaria instalacji co, wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, dźwigu
osobowego/towarowego, usuwania śniegu z dachu lub posesji lub innych nie przewidzianych
sytuacjach w których zastosowanie procedury, ze względu na czas konieczny na jej
przeprowadzenie, narazić mogłoby Urząd na powiększenie strat bądź, mogłoby stanowić
zagrożenie bezpieczeństwa osób lub mienia dopuszcza się uproszczenie powyższych zasad.
W sytuacji tej dopuszcza się spisanie notatki uzasadniającej wybór Wykonawcy poza procedurą
i uzyskanie akceptacji bezpośredniego przełożonego (naczelnika i nadzorującego pracę
wydziału Zastępcę Prezydenta).
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, poza wymienionymi wyżej, dopuszcza się
możliwość odstąpienia od procedury określonej w Regulaminie udzielania zamówień
publicznych o wartości poniżej 30.000 euro wg załącznika Nr 5. W takich wyjątkach
postępowanie odbywać się będzie na ogólnych zasadach stosowania ustawy Prawo zamówień
publicznych.
§ 4
1. Wysokość średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania
wartości zamówień publicznych określa właściwe Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów.
2. Na dzień wprowadzenia niniejszego Zarządzenia, wysokość tego kursu wynosi 4,2249 zł
i reguluje to Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013r. (Dz. U
z 31.12.2013r., poz. 1692).
3. Zmiana kursu euro na potrzeby przeliczania zamówień publicznych następować będzie
automatycznie wraz ze stosowną zmianą Rozporządzenia, o którym mowa w ust. 2 i sytuacja ta
nie wymaga aneksu do niniejszego Zarządzenia.
§ 5
Komórka organizacyjna Urzędu odpowiedzialna za realizację zamówienia w kwocie od 60.001,00 zł do 30.000 euro, przekaże pracownikom Referatu RZP, wraz z wymaganą dokumentacją, bazę potencjalnych wykonawców (nazwa, adres firmy, adres e-mail`owy lub nr faxu).
§ 6
Wydatki związane z działalnością socjalną określone w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, podlegają procedurze określonej w niniejszym Zarządzeniu w sytuacji gdy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych finansowane są dostawy, usługi lub roboty budowlane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej.
§ 7
1. Najpóźniej w ciągu dwóch tygodni od przyjęcia budżetu na dany rok kalendarzowy należy
sporządzić plan zamówień publicznych
2. Za sporządzenie planu zamówień publicznych odpowiedzialni są naczelnicy poszczególnych
komórek organizacyjnych Urzędu.
3. Za zbiorcze opracowanie planu zamówień komórek organizacyjnych urzędu czynię
odpowiedzialnym Referat Zamówień i Zakupów Publicznych.
§ 8
1. Mając na względzie:
1) zapewnienie bieżącego monitoringu realizowanych przez Miasto zamówień publicznych oraz
2) ułatwienie wykonania obowiązku sporządzania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych ustala się:
- jednolity Rejestr zamówień publicznych podlegających ustawie Prawo zamówień
publicznych stanowiący załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia,
- jednolity Rejestr zamówień publicznych nie podlegających ustawie Prawo zamówień
publicznych stanowiący załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.
2. Każde zamówienie publiczne, po podjęciu decyzji o uruchomieniu procedury postępowania
musi być wpisane do właściwego Rejestru zamówień publicznych.
3. Pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu realizujących zamówienie publiczne zobowiązani
są do bieżącego prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych.
4. Sprawowanie kontroli w tym zakresie powierzam naczelnikom komórek organizacyjnych Urzędu.
5. Pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do przekazywania do Referatu
Zamówień i Zakupów Publicznych, rejestrów zamówień narastająco, w okresach kwartalnych tj.
do 10 każdego miesiąca po zakończonym kwartale.
6. Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem Rejestrów zamówień publicznych i wprowadzaniem
ewentualnych korekt zakresu wymaganych informacji powierzam pracownikom Referatu
Zamówień i Zakupów Publicznych.
§ 9
1. Biorąc za podstawę postanowienia niniejszego zarządzenia zobowiązuje się jednostki
organizacyjne Miasta do :
- uzupełnienia w terminie 1 miesiąca procedur w zakresie zamówień publicznych
uwzględniających specyfikę działalności danej jednostki oraz przekazanie kompletu regulacji
w zakresie zamówień publicznych do Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych,
- sporządzania planu zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy,
- prowadzenia rejestrów zamówień publicznych,
- uzyskania opinii Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych w zakresie zgodności
z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych dokumentacji przetargowej dotyczącej
zamówień publicznych w kwotach powyżej 30.000 euro.
2. Jednostki organizacyjne Miasta mogą ustalić wysokość progów kwotowych stosowanych
w regulacjach własnej jednostki, z tym, że nie mogą one być wyższe niż określone w § 3.
§ 10
1. Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych Miasta
i naczelnikom poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.
2. Koordynacje wykonawcze zarządzenia zapewni kierownik Referatu Zamówień i Zakupów
Publicznych.
3. Przez pojęcie komórek organizacyjnych Urzędu należy rozumieć wydziały, centra obsługi, biura,
USC, PZON oraz samodzielne referaty, straż miejską.
§ 11
Tracą moc Zarządzenia:
- Nr 54/13 z dnia 04marca 2013r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień
publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża
- Nr 5/14 z dnia 08 stycznia 2014r. w sprawie zmiany trybu postępowania przy udzielaniu
zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta
Łomża
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 16 kwietnia 2014r.
Na podstawie art. 31 i 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U z 2013r., poz. 594), w celu realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2013r., poz. 907 z późn. zm.), zarządzam co następuje:
§ 1
1. Wprowadzam:
- wzór wniosku o uruchomienie procedury o udzielenie zamówienia publicznego dla
postępowań o wartości powyżej 30.000 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 1,
- regulamin ramowy pracy komisji przetargowej w brzmieniu określonym w załączniku Nr 2,
- wzór listy kontrolnej umów określony w załączniku Nr 3,
- wzór wniosku o uruchomienie procedury o udzielenie zamówienia publicznego dla
postępowań o wartości poniżej 30.000 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 4,
- regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro w brzmieniu
określonym w załączniku Nr 5,
- plan zamówień publicznych dla postępowań o wartościach do i powyżej 30.000 euro
w brzmieniu określonym w załączniku Nr 6,
- jednolity Rejestr zamówień publicznych podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych
w brzmieniu określonym w załączniku Nr 7,
- jednolity Rejestr zamówień publicznych nie podlegających ustawie Prawo zamówień
publicznych w brzmieniu określonym w załączniku Nr 8 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
1. Pracownicy Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych współpracują z pracownikami
poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu celem weryfikacji przygotowanej
dokumentacji oraz zamieszczenia ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych lub
przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz publikowania na stronie BIP Urzędu
Miejskiego.
2. W odniesieniu do zamówień Biura Obsługi Urzędu - pracownicy Referatu Zamówień i Zakupów
Publicznych przygotowują całość dokumentacji, poza wnioskiem o wszczęcie procedury, opisem
i szacowaniem przedmiotu zamówienia, który sporządzany jest przez pracowników Biura
Obsługi Urzędu.
3. Pracownicy Wydziału Inwestycji we własnym zakresie realizują zadania związane
z zamieszczaniem ogłoszeń o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub
przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz publikowania na stronie BIP Urzędu
Miejskiego.
§ 3
1. Procedurę dotyczącą udzielania zamówień do 30.000 EUR określoną w regulaminie
stanowiącym załącznik Nr 5 do niniejszego Zarządzenia stosuje się następująco:
a) wydatki w kwotach brutto przekraczających 60.000,00 zł realizowane są przy udziale
pracowników Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych, po przedłożeniu przez
zainteresowaną komórkę organizacyjną kompletu wymaganych dokumentów, zgodnie
z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w kwotach nie podlegających stosowania
ustawy Prawo zamówień publicznych
b) wydatki w kwotach przekraczających 15.000,00 zł do 60.000,00 zł wymagają
udokumentowania w formie notatki uzasadniającej wybór danego Wykonawcy.
c) wydatki w kwotach do 15.000,00 wymagają opisu celowości wydatku na dowodzie
zakupu.
2. Warunkiem uruchomienia procedury dotyczącej zamówienia , o którym mowa w ust. 1:
- w kwotach od 0 -1. 000,00 zł - jest akceptacja naczelnika wydziału
- w kwotach od 1.001,00 zł do 60.000,00zł - jest sporządzenie listy kontrolnej według wzoru
określonego w załączniku Nr 3,
- w kwotach od 60.001,00 zł do 30.000 euro jest sporządzenie wniosku wg wzoru określonego
w załączniku Nr 4 i listy kontrolnej według wzoru określonego w załączniku Nr 3,
3. W przypadkach losowych np. awaria instalacji co, wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, dźwigu
osobowego/towarowego, usuwania śniegu z dachu lub posesji lub innych nie przewidzianych
sytuacjach w których zastosowanie procedury, ze względu na czas konieczny na jej
przeprowadzenie, narazić mogłoby Urząd na powiększenie strat bądź, mogłoby stanowić
zagrożenie bezpieczeństwa osób lub mienia dopuszcza się uproszczenie powyższych zasad.
W sytuacji tej dopuszcza się spisanie notatki uzasadniającej wybór Wykonawcy poza procedurą
i uzyskanie akceptacji bezpośredniego przełożonego (naczelnika i nadzorującego pracę
wydziału Zastępcę Prezydenta).
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, poza wymienionymi wyżej, dopuszcza się
możliwość odstąpienia od procedury określonej w Regulaminie udzielania zamówień
publicznych o wartości poniżej 30.000 euro wg załącznika Nr 5. W takich wyjątkach
postępowanie odbywać się będzie na ogólnych zasadach stosowania ustawy Prawo zamówień
publicznych.
§ 4
1. Wysokość średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania
wartości zamówień publicznych określa właściwe Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów.
2. Na dzień wprowadzenia niniejszego Zarządzenia, wysokość tego kursu wynosi 4,2249 zł
i reguluje to Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013r. (Dz. U
z 31.12.2013r., poz. 1692).
3. Zmiana kursu euro na potrzeby przeliczania zamówień publicznych następować będzie
automatycznie wraz ze stosowną zmianą Rozporządzenia, o którym mowa w ust. 2 i sytuacja ta
nie wymaga aneksu do niniejszego Zarządzenia.
§ 5
Komórka organizacyjna Urzędu odpowiedzialna za realizację zamówienia w kwocie od 60.001,00 zł do 30.000 euro, przekaże pracownikom Referatu RZP, wraz z wymaganą dokumentacją, bazę potencjalnych wykonawców (nazwa, adres firmy, adres e-mail`owy lub nr faxu).
§ 6
Wydatki związane z działalnością socjalną określone w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, podlegają procedurze określonej w niniejszym Zarządzeniu w sytuacji gdy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych finansowane są dostawy, usługi lub roboty budowlane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej.
§ 7
1. Najpóźniej w ciągu dwóch tygodni od przyjęcia budżetu na dany rok kalendarzowy należy
sporządzić plan zamówień publicznych
2. Za sporządzenie planu zamówień publicznych odpowiedzialni są naczelnicy poszczególnych
komórek organizacyjnych Urzędu.
3. Za zbiorcze opracowanie planu zamówień komórek organizacyjnych urzędu czynię
odpowiedzialnym Referat Zamówień i Zakupów Publicznych.
§ 8
1. Mając na względzie:
1) zapewnienie bieżącego monitoringu realizowanych przez Miasto zamówień publicznych oraz
2) ułatwienie wykonania obowiązku sporządzania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych ustala się:
- jednolity Rejestr zamówień publicznych podlegających ustawie Prawo zamówień
publicznych stanowiący załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia,
- jednolity Rejestr zamówień publicznych nie podlegających ustawie Prawo zamówień
publicznych stanowiący załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.
2. Każde zamówienie publiczne, po podjęciu decyzji o uruchomieniu procedury postępowania
musi być wpisane do właściwego Rejestru zamówień publicznych.
3. Pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu realizujących zamówienie publiczne zobowiązani
są do bieżącego prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych.
4. Sprawowanie kontroli w tym zakresie powierzam naczelnikom komórek organizacyjnych Urzędu.
5. Pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do przekazywania do Referatu
Zamówień i Zakupów Publicznych, rejestrów zamówień narastająco, w okresach kwartalnych tj.
do 10 każdego miesiąca po zakończonym kwartale.
6. Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem Rejestrów zamówień publicznych i wprowadzaniem
ewentualnych korekt zakresu wymaganych informacji powierzam pracownikom Referatu
Zamówień i Zakupów Publicznych.
§ 9
1. Biorąc za podstawę postanowienia niniejszego zarządzenia zobowiązuje się jednostki
organizacyjne Miasta do :
- uzupełnienia w terminie 1 miesiąca procedur w zakresie zamówień publicznych
uwzględniających specyfikę działalności danej jednostki oraz przekazanie kompletu regulacji
w zakresie zamówień publicznych do Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych,
- sporządzania planu zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy,
- prowadzenia rejestrów zamówień publicznych,
- uzyskania opinii Referatu Zamówień i Zakupów Publicznych w zakresie zgodności
z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych dokumentacji przetargowej dotyczącej
zamówień publicznych w kwotach powyżej 30.000 euro.
2. Jednostki organizacyjne Miasta mogą ustalić wysokość progów kwotowych stosowanych
w regulacjach własnej jednostki, z tym, że nie mogą one być wyższe niż określone w § 3.
§ 10
1. Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych Miasta
i naczelnikom poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.
2. Koordynacje wykonawcze zarządzenia zapewni kierownik Referatu Zamówień i Zakupów
Publicznych.
3. Przez pojęcie komórek organizacyjnych Urzędu należy rozumieć wydziały, centra obsługi, biura,
USC, PZON oraz samodzielne referaty, straż miejską.
§ 11
Tracą moc Zarządzenia:
- Nr 54/13 z dnia 04marca 2013r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień
publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża
- Nr 5/14 z dnia 08 stycznia 2014r. w sprawie zmiany trybu postępowania przy udzielaniu
zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta
Łomża
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 16 kwietnia 2014r.
