BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ

§ 33 Regulaminu Organizacyjnego UM

KANCELARIA PREZYDENTA MIASTA

1. Kancelaria zapewnia prawidłową obsługę kancelaryjną Prezydenta i Zastępców Prezydenta oraz wykonywanie funkcji reprezentacyjnych Prezydenta i w tym zakresie:

1) prowadzi sekretariaty Prezydenta i Zastępców Prezydenta,

2) koordynuje obieg korespondencji wpływającej do sekretariatów, nadzoruje terminowość spraw i formalną poprawność  uzgadnianych dokumentów,

3) organizuje i zapewnia obsługę, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi, spotkań, wizyt, konferencji
z udziałem Prezydenta i Zastępców Prezydenta,

4) przygotowuje prezentacje, wystąpienia, opracowuje pisma okolicznościowe Prezydenta, dokumentuje wydarzenia z udziałem Prezydenta,

5) prowadzi sprawy wykorzystania Symboli Miasta, patronatów Prezydenta oraz mecenatów Miasta,

6) prowadzi sprawy partnerstw i przynależności Miasta do różnych organizacji krajowych i zagranicznych,

7) koordynuje kontakty i współpracę Miasta z władzami wszystkich szczebli samorządu terytorialnego, organami administracji rządowej oraz organizacjami i związkami, których Miasto jest członkiem,

8) koordynuje współpracę z podmiotami zewnętrznymi przy przedsięwzięciach mających na celu realizację działań marketingowych Miasta,

9) zapewnia organizację przyjęć mieszkańców przez Prezydenta i Zastępców Prezydenta,

10) prowadzi bieżącą komunikację reaktywną z mieszkańcami, informuje mieszkańców o działalności, programach, zamierzeniach i wynikach pracy Prezydenta i Urzędu.

2. Kancelaria Prezydenta realizuje zadania związane z kontrolami zewnętrznymi oraz rozpatrywaniem skarg, wniosków, i petycji:

1) prowadzi rejestry skarg i wniosków, petycji, kontroli zewnętrznych w sposób prawem określony oraz sporządza okresowe sprawozdania w tym zakresie,

2) publikuje informacje o petycjach w biuletynie informacji publicznej Urzędu,

3) monitoruje terminowe i zgodne z właściwością rzeczową rozpatrywanie i załatwianie skarg, wniosków, petycji, interwencji różnych organów i interpelacji poselskich.

3. Kancelaria Prezydenta prowadzi miejską stronę internetową www.um.lomza.pl i odpowiada za copywriting treści przygotowywanych przez komórki organizacyjne, bieżące i systematyczne umieszczanie informacji na stronie, aktualizowanie treści i zawartości strony oraz administruje profilami Miasta na portalach społecznościowych.

4. W Kancelarii usytuowane jest stanowisko pracy do spraw kontaktów z mediami, do zadań którego należy w szczególności:

1) realizacja polityki informacyjnej Prezydenta,

2)  współpraca z mediami polegająca na utrzymywaniu bieżących kontaktów z mediami, przygotowywaniu serwisów informacyjnych, sporządzaniu i udzielaniu odpowiedzi na zapytania dziennikarzy, przygotowywaniu sprostowań i polemik, przedstawianiu mediom stanowiska organów Miasta w sprawach tego wymagających, autoryzowaniu wywiadów prasowych,

3) analizowanie umieszczonych w środkach masowego przekazu informacji dotyczących funkcjonowania Miasta oraz opinii mieszkańców i ośrodków opiniotwórczych w sprawach istotnych dla Miasta i przedstawianiu ich Prezydentowi,

4) organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych.

5. Kancelaria przygotowuje odpowiedzi na zapytania, wnioski, interpelacje radnych i komisji Rady w sprawach nienależących merytorycznie do kompetencji innych komórek organizacyjnych Urzędu.

6. Kancelaria koordynuje i sporządza roczny raport o stanie Miasta w oparciu o dane z innych komórek i jednostek.