Zarządzenie Nr 59/08
z dnia: 8 kwietnia
w sprawie: Regulaminu Kontroli Wewnętrznej.
Działając na podstawie art. 187 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249. poz. 2104 z późn. zm.) oraz Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 89/07 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27 kwietnia 2007r.
zarządzam, co następuje:
§ 1.
1. Regulamin niniejszy określa zasady, sposób i tryb przeprowadzania kontroli, postępowania wyjaśniającego w trakcie kontroli oraz postępowania pokontrolnego we wszystkich jednostkach organizacyjnych Miasta.
2. Zadaniem kontroli wewnętrznej jest sprawdzenie przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki Miasta realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Czynności kontrolne obejmują w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek.
3. Celem kontroli jest badanie prawidłowości realizacji zadań, efektywności działania, zebranie niezbędnych informacji do prawidłowego kierowania gospodarką Miasta oraz podejmowania prawidłowych decyzji.
§ 2.
Kontrole przeprowadza się jako:
1)kompleksową - obejmującą całokształt działalności kontrolowanej jednostki;
2) problemową - obejmującą wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki;
3) doraźną - mającą charakter interwencyjny, wynikającą z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności;
4)sprawdzającą - mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli.
§ 3.
Kontrola wykonywana jest przez pracowników Stanowiska Kontroli i Analiz.
§ 4.
1. Zadania kontrolne realizowane są w oparciu o plan kontroli zatwierdzony przez Prezydenta Miasta Łomża.
2. Kontrole doraźne przeprowadza się na polecenie Prezydenta Miasta Łomża poza planem kontroli.
§ 5.
1. Plan kontroli Stanowisko Kontroli i Analiz przedkłada do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta w terminie do 30 grudnia roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy.
2. Plan kontroli określa:
1) rodzaj kontroli, o którym mowa w § 2;
2) jednostkę kontrolowaną;
3) przedmiot kontroli;
4) termin kontroli.
3. Prezydent Miasta Łomża może wprowadzać zmiany w planie kontroli i decyduje o sposobie (kolejności) jego realizacji.
§ 6.
1. Stanowisko Kontroli i Analiz sporządza roczne sprawozdanie z przeprowadzenia wszystkich zarządzonych kontroli.
2. Sprawozdanie zawiera w szczególności zwięzłe informacje o:
1) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i przedmiotu kontroli;
2) stwierdzonych nieprawidłowościach,
3) liczbie zawiadomień o ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych skierowanych do rzecznika finansów publicznych;
4) sposobie wykonania wniosków i zaleceń.
3. Stanowisko Kontroli i Analiz przedkłada sprawozdanie Prezydentowi Miasta w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku po roku sprawozdawczym.
§ 7.
Przeprowadzenie kontroli ma na celu:
1) ustalenie zgodności kontrolowanego postępowania z przyjętymi procedurami, obowiązującymi przepisami prawa, uchwałami Rady Miasta oraz Zarządzeniami Prezydenta Miasta;
2) zbadanie efektywności działania i prawidłowości realizacji zadań wynikających z uchwały budżetowej Miasta i planów finansowych poszczególnych jednostek organizacyjnych;
3) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie;
4) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości;
5) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostek, inicjowanie kierunków prawidłowego działania.
§ 8.
1. Kontrola prowadzona jest w oparciu o program kontroli lub (oraz) udzielone przez Prezydenta Miasta wytyczne dotyczące przedmiotu kontroli.
2. W programach kontroli zamieszcza się w szczególności:
1) wstępne informacje o jednostce kontrolowanej (nazwa jednostki, adres, kwoty globalne planu finansowego, wielkość zatrudnienia),
2) termin poprzedniej kontroli i stwierdzone najważniejsze nieprawidłowości,
3) cel kontroli, tj. określenie kierunku badań kontrolnych i problemów wymagających oceny,
4) tematykę kontroli, tj. szczegółowe określenie przedmiotowego zakresu kontroli,
5) wskazówki metodyczne, określające m.in.:
a) okres objęty kontrolą,
b) rodzaje dowodów (w tym księgowych), w oparciu o które należy dokonać ustaleń kontroli, okresów i sposobu badania.
3. Program kontroli przedstawiany jest do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta wraz z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.
4. Ewentualne zmiany zatwierdzonego programu kontroli wprowadza Prezydent Miasta.
§ 9.
1. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia do podjęcia kontroli, określającego: podstawę prawną, jednostkę kontrolowaną, rodzaj i przedmiot kontroli oraz okres ważności upoważnienia.
2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawia Wydział Organizacji i Obsługi Urzędu Miejskiego w trzech egzemplarzach: dla nadzorującego Zastępcy Prezydenta Miasta, dla Wydziału Organizacji i Obsługi oraz do akt kontroli.
3. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§ 10.
Przed rozpoczęciem kontroli, nie później niż 3 dni przed planowaną kontrolą, pracownik Stanowiska Kontroli i Analiz telefonicznie zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o planowanym terminie rozpoczęcia, przedmiocie i czasie trwania kontroli, zobowiązując jednocześnie kierownika i głównego księgowego jednostki do obecności w trakcie kontroli i przygotowania wskazanych dokumentów. Z telefonicznej rozmowy zostaje sporządzona notatka.
§ 11.
Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności w kontrolowanej jednostce, kontrolujący:
1) przedkłada do wglądu kierownikowi jednostki upoważnienie do kontroli,
2) dokonuje wpisu do książki kontroli jednostki kontrolowanej.
§ 12.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej, a także w siedzibie jednostki prowadzącej obsługę finansowo-księgową, w miejscu i czasie wykonywania jej zadań, a w wyjątkowych przypadkach, jeżeli wymaga tego dobro kontroli, także w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy.
§ 13.
Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest zapewnić kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, poprzez:
1) przygotowanie kontrolującemu odpowiedniego pomieszczenia oraz wyposażenia do przechowywania materiałów kontrolnych,
2) udostępnianie żądanych dokumentów,
3) umożliwienie dokonania oględzin,
4) zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień.
§ 14.
1. Obowiązkiem kontrolującego jest obiektywne zbadanie stanu faktycznego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.
2. Dla realizacji obowiązku, o którym mowa w ust.1, kontrolujący ma prawo do:
1) swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej;
2) wglądu do dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli lub mających istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz pobierania tych dokumentów i materiałów w celu ich zabezpieczenia;
3) przeprowadzania oględzin obiektów i innych składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności;
4) żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
5) korzystania z pomocy biegłych, zgodnie z § 20.
§ 15.
1. Kontrolujący podlega wyłączeniu, na wniosek lub z urzędu, z postępowania kontrolnego, jeżeli:
1) wyniki kontroli mogłyby dotyczyć praw, obowiązków lub roszczeń jego samego lub jego małżonka (osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu), krewnych i powinowatych oraz osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, kurateli;
2) w razie wystąpienia okoliczności mogących mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.
2. O przyczynach powodujących wyłączenie kontrolujący lub kierownik jednostki kontrolowanej powiadamiają Prezydenta Miasta.
3. Prezydent Miasta wyłącza kontrolującego na piśmie.
4. W okresie od zawiadomienia do wyłączenia z postępowania kontrolnego, kontrolujący podejmuje czynności nie cierpiące zwłoki.
5. Ustaleń kontrolującego, który został wyłączony z postępowania kontrolnego, z zastrzeżeniem ust. 4, nie uwzględnia się w protokole kontroli.
§ 16.
1. Ustalenia stanu faktycznego kontrolujący dokonuje jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza się: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia złożone na piśmie przez kierownika jednostki kontrolowanej, głównego księgowego oraz pracowników odpowiedzialnych za powierzone obowiązki.
2. Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli, z tym, że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów wymagają potwierdzenia za zgodność z oryginałem.
3. Zgodność kserokopii lub odpisu dokumentu potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej, pracownik sporządzający kserokopię (odpis) lub kontrolujący.
4. W przypadku kontroli magazynów i kasy kontrolujący dokonuje kontroli w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, a w razie jej nieobecności, osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki.
5. Kontrolujący sporządza odrębne protokoły z przebiegu kontroli, o której mowa w ust. 4, i załącza je do akt kontroli.
6. W celu ustalenia stanu faktycznego kontrolujący może przeprowadzić oględziny.
7. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub pracownika odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane oględzinom, a w razie ich nieobecności, pracownika przywołanego przez kontrolującego.
§ 17.
1. Wykorzystywane w toku kontroli dokumenty kontrolujący zabezpiecza poprzez:
1) zabranie z jednostki kontrolowanej, za potwierdzeniem odbioru, i zdeponowanie w siedzibie Urzędu Miejskiego;
2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
2. O zwolnieniu dokumentów spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący.
§ 18.
1. Pracownicy jednostki kontrolowanej są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie wyjaśnień ustnych lub pisemnych oraz sporządzić zestawienia, wyliczenia, wykazy lub analizy w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujący może sporządzić notatkę; w takim wypadku notatkę podpisują kontrolujący i pracownik udzielający wyjaśnień.
2. Kontrolujący może zwracać się o wyjaśnienie do byłych pracowników jednostki kontrolowanej.
3. Każdy pracownik jednostki kontrolowanej może złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem kontroli.
§ 19.
W związku z przeprowadzaną kontrolą, kontrolujący może żądać wyjaśnień również od osób nie będących pracownikami jednostki kontrolowanej. W takim przypadku kontrolujący zwraca się pisemnie lub ustnie do wymienionych osób o wyrażenie zgody na złożenie wyjaśnień uzgadniając z nimi przedmiot, miejsce i czas wyjaśnień.
§ 20.
1. Jeżeli w toku kontroli zajdzie potrzeba zbadania określonych zagadnień lub działań wymagających wiadomości specjalnych, Prezydent Miasta z własnej inicjatywy lub na wniosek kontrolującego powołuje biegłego lub specjalistę, określając przedmiot i zakres jego badań oraz termin wydania opinii.
2. Wybór biegłego lub specjalisty należy do Prezydenta Miasta, który zawiera z nim umowę w trybie wynikającym z obowiązujących przepisów.
3. Z przeprowadzonych czynności badawczych specjalista lub biegły sporządza szczegółowe sprawozdanie, zawierające opis przeprowadzonych badań, wraz z wydaną na jego podstawie opinią.
§ 21.
1. Kontrolujący może w toku kontroli informować kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych uchybieniach i nieprawidłowościach w jej działalności, wskazując na celowość niezwłocznego podjęcia przez niego środków zaradczych i usprawniających.
2. Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest niezwłocznie poinformować kontrolującego o podjętych działaniach zapobiegających występowaniu nieprawidłowości, o których mowa w ust 1.
§ 22.
1. W razie ujawnienia w toku kontroli faktów i okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący zawiadamia pisemnie Prezydenta Miasta.
2. Kontrolujący zabezpiecza zebrane w tej sprawie materiały dowodowe.
3. Podejmowanie decyzji o powiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw lub skierowaniu sprawy do rzecznika finansów publicznych, należy do Prezydenta Miasta.
§ 23.
1. Kontrolujący ma prawo w toku kontroli zwoływać narady z pracownikami jednostki kontrolowanej dla omówienia kwestii związanych z przeprowadzaną kontrolą.
2. O planowanym zwołaniu narady kontrolujący uprzedza kierownika jednostki kontrolowanej, uzgadniając z nim czas i miejsce narady.
§ 24.
1. Dokonane w toku kontroli ustalenia kontrolujący opisuje w protokole kontroli. Protokół ten powinien zawierać co najmniej:
1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, Regon, NIP, imię i nazwisko kierownika jednostki, a w razie potrzeby imię i nazwisko poprzedniego kierownika i datę zaprzestania pełnienia przez niego tej funkcji;
2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę pisemnego, imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem dni przerw;
4) określenie zakresu kontroli (jakie elementy poddano kontroli, np. procedury kontroli, dokumenty z okresu, umowy, itp.);
5) okres objęty kontrolą;
6) sposób badania (pełny, wyrywkowy);
7) opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, a w szczególności opis konkretnych nieprawidłowości z uwzględnieniem, w miarę możliwości, przyczyn ich powstania i wywołanych skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;
8) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli;
9) dane o liczbie egzemplarzy protokołu wraz ze wzmianką o przeznaczeniu jednego egzemplarza dla kierownika jednostki kontrolowanej;
10) spis załączników, w tym wykaz dowodów;
11) miejsce i datę podpisania protokołu kontroli;
12) informacje o odmowie podpisania protokołu kontroli wraz z wyjaśnieniem przyczyn odmowy.
2. W przypadku, gdy protokół kontroli lub jego część zawiera informacje stanowiące tajemnicę ustawowo chronioną, nadaje się mu w całości lub części odpowiednią klauzulę tajności.
3. Decyzję o nadaniu klauzuli tajności podejmuje kontrolujący.
§ 25.
Protokół kontroli podpisują:
1) kontrolujący;
2) kierownik jednostki kontrolowanej;
3) główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe.
§ 26.
1. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy, o ile zostało złożone.
2. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
§ 27.
1. Egzemplarz podpisanego protokołu z przeprowadzonej kontroli, wraz ze sprawozdaniem, kontrolujący przekazuje Prezydentowi Miasta.
2. Sprawozdanie, o którym mowa w § 1, sporządzane przez kontrolujących:
1) zawiera streszczenie najistotniejszych negatywnych ustaleń kontroli, zawartych w protokole, wraz z wnioskami i propozycjami;
2) wskazuje na inne nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli, a nie wykazane w protokole kontroli ze względu na jej zakres i tematykę.
3. Po zapoznaniu się przez Prezydenta Miasta z dokumentami, o których mowa w §1 i §2, kserokopia sprawozdania przekazywana jest do wiadomości nadzorującemu Zastępcy Prezydenta Miasta, a oryginał pozostaje w aktach kontroli.
4. Na prośbę nadzorującego Zastępcy Prezydenta Miasta, kontrolujący udostępnia do wglądu protokół z kontroli. Po zapoznaniu się z jego treścią nadzorujący Zastępca Prezydenta Miasta, na protokole z kontroli, umieszcza adnotację o zapoznaniu się z protokołem, opatrując ją bieżącą datą i podpisem.
5. Prezydent Miasta podejmuje decyzję o ewentualnym zwołaniu narady pokontrolnej i ustala, kto ma w niej uczestniczyć.
6. Celem narady pokontrolnej jest omówienie istotnych nieprawidłowości i uchybień, opisanych w protokole, oraz wypracowanie sposobu ich usunięcia.
7. Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący naradzie i protokolant (pracownik SKiA).
§ 28.
1. W razie stwierdzenia w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień kontrolujący przygotowuje wystąpienie pokontrolne. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Prezydent Miasta.
2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz termin ich realizacji.
3. Kierownik kontrolowanej jednostki otrzymuje wystąpienie pokontrolne w terminie 7 dni od narady pokontrolnej, a w przypadku nie zwołania narady – w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Wystąpienie pokontrolne otrzymuje również nadzorujący Zastępca Prezydenta Miasta, który jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad realizacją zaleceń.
4. Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie ustalonym w wystąpieniu pokontrolnym zawiadamia Prezydenta Miasta o realizacji poszczególnych zaleceń. W przypadku niezrealizowania zaleceń podaje przyczyny ich niewykonania.
5. Po otrzymaniu pisma, o którym mowa w ust. 4, pracownik Stanowiska Kontroli i Analiz sporządza zwięzłą notatkę o stanie realizacji zaleceń, której kserokopię przekazuje nadzorującemu Zastępcy Prezydenta Miasta, a oryginał, zaparafowany przez osobę bezpośrednio nadzorującą SKiA, pozostawia w aktach kontroli.
§ 29.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących naruszeniem dyscypliny finansów publicznych Prezydent Miasta, na podstawie art. 93 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17 grudnia 2004 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późniejszymi zmianami), decyduje (lub nie) o sporządzeniu zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnionym naruszeniu. Zawiadomienie przygotowują pracownicy Stanowiska Kontroli i Analiz w porozumieniu z Biurem Prawnym (parafa Radcy Prawnego) oraz Wydziałem Polityki Gospodarczej i Inwestycji Oddział Inwestycji, gdy naruszenie dotyczy ustawy prawo zamówień publicznych (parafa Naczelnika PGI).
§ 30.
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta
§ 31.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
zarządzam, co następuje:
§ 1.
1. Regulamin niniejszy określa zasady, sposób i tryb przeprowadzania kontroli, postępowania wyjaśniającego w trakcie kontroli oraz postępowania pokontrolnego we wszystkich jednostkach organizacyjnych Miasta.
2. Zadaniem kontroli wewnętrznej jest sprawdzenie przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki Miasta realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Czynności kontrolne obejmują w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek.
3. Celem kontroli jest badanie prawidłowości realizacji zadań, efektywności działania, zebranie niezbędnych informacji do prawidłowego kierowania gospodarką Miasta oraz podejmowania prawidłowych decyzji.
§ 2.
Kontrole przeprowadza się jako:
1)kompleksową - obejmującą całokształt działalności kontrolowanej jednostki;
2) problemową - obejmującą wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki;
3) doraźną - mającą charakter interwencyjny, wynikającą z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności;
4)sprawdzającą - mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli.
§ 3.
Kontrola wykonywana jest przez pracowników Stanowiska Kontroli i Analiz.
§ 4.
1. Zadania kontrolne realizowane są w oparciu o plan kontroli zatwierdzony przez Prezydenta Miasta Łomża.
2. Kontrole doraźne przeprowadza się na polecenie Prezydenta Miasta Łomża poza planem kontroli.
§ 5.
1. Plan kontroli Stanowisko Kontroli i Analiz przedkłada do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta w terminie do 30 grudnia roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy.
2. Plan kontroli określa:
1) rodzaj kontroli, o którym mowa w § 2;
2) jednostkę kontrolowaną;
3) przedmiot kontroli;
4) termin kontroli.
3. Prezydent Miasta Łomża może wprowadzać zmiany w planie kontroli i decyduje o sposobie (kolejności) jego realizacji.
§ 6.
1. Stanowisko Kontroli i Analiz sporządza roczne sprawozdanie z przeprowadzenia wszystkich zarządzonych kontroli.
2. Sprawozdanie zawiera w szczególności zwięzłe informacje o:
1) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i przedmiotu kontroli;
2) stwierdzonych nieprawidłowościach,
3) liczbie zawiadomień o ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych skierowanych do rzecznika finansów publicznych;
4) sposobie wykonania wniosków i zaleceń.
3. Stanowisko Kontroli i Analiz przedkłada sprawozdanie Prezydentowi Miasta w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku po roku sprawozdawczym.
§ 7.
Przeprowadzenie kontroli ma na celu:
1) ustalenie zgodności kontrolowanego postępowania z przyjętymi procedurami, obowiązującymi przepisami prawa, uchwałami Rady Miasta oraz Zarządzeniami Prezydenta Miasta;
2) zbadanie efektywności działania i prawidłowości realizacji zadań wynikających z uchwały budżetowej Miasta i planów finansowych poszczególnych jednostek organizacyjnych;
3) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie;
4) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości;
5) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostek, inicjowanie kierunków prawidłowego działania.
§ 8.
1. Kontrola prowadzona jest w oparciu o program kontroli lub (oraz) udzielone przez Prezydenta Miasta wytyczne dotyczące przedmiotu kontroli.
2. W programach kontroli zamieszcza się w szczególności:
1) wstępne informacje o jednostce kontrolowanej (nazwa jednostki, adres, kwoty globalne planu finansowego, wielkość zatrudnienia),
2) termin poprzedniej kontroli i stwierdzone najważniejsze nieprawidłowości,
3) cel kontroli, tj. określenie kierunku badań kontrolnych i problemów wymagających oceny,
4) tematykę kontroli, tj. szczegółowe określenie przedmiotowego zakresu kontroli,
5) wskazówki metodyczne, określające m.in.:
a) okres objęty kontrolą,
b) rodzaje dowodów (w tym księgowych), w oparciu o które należy dokonać ustaleń kontroli, okresów i sposobu badania.
3. Program kontroli przedstawiany jest do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta wraz z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.
4. Ewentualne zmiany zatwierdzonego programu kontroli wprowadza Prezydent Miasta.
§ 9.
1. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia do podjęcia kontroli, określającego: podstawę prawną, jednostkę kontrolowaną, rodzaj i przedmiot kontroli oraz okres ważności upoważnienia.
2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawia Wydział Organizacji i Obsługi Urzędu Miejskiego w trzech egzemplarzach: dla nadzorującego Zastępcy Prezydenta Miasta, dla Wydziału Organizacji i Obsługi oraz do akt kontroli.
3. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§ 10.
Przed rozpoczęciem kontroli, nie później niż 3 dni przed planowaną kontrolą, pracownik Stanowiska Kontroli i Analiz telefonicznie zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o planowanym terminie rozpoczęcia, przedmiocie i czasie trwania kontroli, zobowiązując jednocześnie kierownika i głównego księgowego jednostki do obecności w trakcie kontroli i przygotowania wskazanych dokumentów. Z telefonicznej rozmowy zostaje sporządzona notatka.
§ 11.
Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności w kontrolowanej jednostce, kontrolujący:
1) przedkłada do wglądu kierownikowi jednostki upoważnienie do kontroli,
2) dokonuje wpisu do książki kontroli jednostki kontrolowanej.
§ 12.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej, a także w siedzibie jednostki prowadzącej obsługę finansowo-księgową, w miejscu i czasie wykonywania jej zadań, a w wyjątkowych przypadkach, jeżeli wymaga tego dobro kontroli, także w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy.
§ 13.
Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest zapewnić kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, poprzez:
1) przygotowanie kontrolującemu odpowiedniego pomieszczenia oraz wyposażenia do przechowywania materiałów kontrolnych,
2) udostępnianie żądanych dokumentów,
3) umożliwienie dokonania oględzin,
4) zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień.
§ 14.
1. Obowiązkiem kontrolującego jest obiektywne zbadanie stanu faktycznego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.
2. Dla realizacji obowiązku, o którym mowa w ust.1, kontrolujący ma prawo do:
1) swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej;
2) wglądu do dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli lub mających istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz pobierania tych dokumentów i materiałów w celu ich zabezpieczenia;
3) przeprowadzania oględzin obiektów i innych składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności;
4) żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
5) korzystania z pomocy biegłych, zgodnie z § 20.
§ 15.
1. Kontrolujący podlega wyłączeniu, na wniosek lub z urzędu, z postępowania kontrolnego, jeżeli:
1) wyniki kontroli mogłyby dotyczyć praw, obowiązków lub roszczeń jego samego lub jego małżonka (osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu), krewnych i powinowatych oraz osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, kurateli;
2) w razie wystąpienia okoliczności mogących mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.
2. O przyczynach powodujących wyłączenie kontrolujący lub kierownik jednostki kontrolowanej powiadamiają Prezydenta Miasta.
3. Prezydent Miasta wyłącza kontrolującego na piśmie.
4. W okresie od zawiadomienia do wyłączenia z postępowania kontrolnego, kontrolujący podejmuje czynności nie cierpiące zwłoki.
5. Ustaleń kontrolującego, który został wyłączony z postępowania kontrolnego, z zastrzeżeniem ust. 4, nie uwzględnia się w protokole kontroli.
§ 16.
1. Ustalenia stanu faktycznego kontrolujący dokonuje jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza się: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia złożone na piśmie przez kierownika jednostki kontrolowanej, głównego księgowego oraz pracowników odpowiedzialnych za powierzone obowiązki.
2. Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli, z tym, że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów wymagają potwierdzenia za zgodność z oryginałem.
3. Zgodność kserokopii lub odpisu dokumentu potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej, pracownik sporządzający kserokopię (odpis) lub kontrolujący.
4. W przypadku kontroli magazynów i kasy kontrolujący dokonuje kontroli w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, a w razie jej nieobecności, osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki.
5. Kontrolujący sporządza odrębne protokoły z przebiegu kontroli, o której mowa w ust. 4, i załącza je do akt kontroli.
6. W celu ustalenia stanu faktycznego kontrolujący może przeprowadzić oględziny.
7. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub pracownika odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane oględzinom, a w razie ich nieobecności, pracownika przywołanego przez kontrolującego.
§ 17.
1. Wykorzystywane w toku kontroli dokumenty kontrolujący zabezpiecza poprzez:
1) zabranie z jednostki kontrolowanej, za potwierdzeniem odbioru, i zdeponowanie w siedzibie Urzędu Miejskiego;
2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
2. O zwolnieniu dokumentów spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący.
§ 18.
1. Pracownicy jednostki kontrolowanej są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie wyjaśnień ustnych lub pisemnych oraz sporządzić zestawienia, wyliczenia, wykazy lub analizy w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujący może sporządzić notatkę; w takim wypadku notatkę podpisują kontrolujący i pracownik udzielający wyjaśnień.
2. Kontrolujący może zwracać się o wyjaśnienie do byłych pracowników jednostki kontrolowanej.
3. Każdy pracownik jednostki kontrolowanej może złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem kontroli.
§ 19.
W związku z przeprowadzaną kontrolą, kontrolujący może żądać wyjaśnień również od osób nie będących pracownikami jednostki kontrolowanej. W takim przypadku kontrolujący zwraca się pisemnie lub ustnie do wymienionych osób o wyrażenie zgody na złożenie wyjaśnień uzgadniając z nimi przedmiot, miejsce i czas wyjaśnień.
§ 20.
1. Jeżeli w toku kontroli zajdzie potrzeba zbadania określonych zagadnień lub działań wymagających wiadomości specjalnych, Prezydent Miasta z własnej inicjatywy lub na wniosek kontrolującego powołuje biegłego lub specjalistę, określając przedmiot i zakres jego badań oraz termin wydania opinii.
2. Wybór biegłego lub specjalisty należy do Prezydenta Miasta, który zawiera z nim umowę w trybie wynikającym z obowiązujących przepisów.
3. Z przeprowadzonych czynności badawczych specjalista lub biegły sporządza szczegółowe sprawozdanie, zawierające opis przeprowadzonych badań, wraz z wydaną na jego podstawie opinią.
§ 21.
1. Kontrolujący może w toku kontroli informować kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych uchybieniach i nieprawidłowościach w jej działalności, wskazując na celowość niezwłocznego podjęcia przez niego środków zaradczych i usprawniających.
2. Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest niezwłocznie poinformować kontrolującego o podjętych działaniach zapobiegających występowaniu nieprawidłowości, o których mowa w ust 1.
§ 22.
1. W razie ujawnienia w toku kontroli faktów i okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący zawiadamia pisemnie Prezydenta Miasta.
2. Kontrolujący zabezpiecza zebrane w tej sprawie materiały dowodowe.
3. Podejmowanie decyzji o powiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw lub skierowaniu sprawy do rzecznika finansów publicznych, należy do Prezydenta Miasta.
§ 23.
1. Kontrolujący ma prawo w toku kontroli zwoływać narady z pracownikami jednostki kontrolowanej dla omówienia kwestii związanych z przeprowadzaną kontrolą.
2. O planowanym zwołaniu narady kontrolujący uprzedza kierownika jednostki kontrolowanej, uzgadniając z nim czas i miejsce narady.
§ 24.
1. Dokonane w toku kontroli ustalenia kontrolujący opisuje w protokole kontroli. Protokół ten powinien zawierać co najmniej:
1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, Regon, NIP, imię i nazwisko kierownika jednostki, a w razie potrzeby imię i nazwisko poprzedniego kierownika i datę zaprzestania pełnienia przez niego tej funkcji;
2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę pisemnego, imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem dni przerw;
4) określenie zakresu kontroli (jakie elementy poddano kontroli, np. procedury kontroli, dokumenty z okresu, umowy, itp.);
5) okres objęty kontrolą;
6) sposób badania (pełny, wyrywkowy);
7) opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, a w szczególności opis konkretnych nieprawidłowości z uwzględnieniem, w miarę możliwości, przyczyn ich powstania i wywołanych skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;
8) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli;
9) dane o liczbie egzemplarzy protokołu wraz ze wzmianką o przeznaczeniu jednego egzemplarza dla kierownika jednostki kontrolowanej;
10) spis załączników, w tym wykaz dowodów;
11) miejsce i datę podpisania protokołu kontroli;
12) informacje o odmowie podpisania protokołu kontroli wraz z wyjaśnieniem przyczyn odmowy.
2. W przypadku, gdy protokół kontroli lub jego część zawiera informacje stanowiące tajemnicę ustawowo chronioną, nadaje się mu w całości lub części odpowiednią klauzulę tajności.
3. Decyzję o nadaniu klauzuli tajności podejmuje kontrolujący.
§ 25.
Protokół kontroli podpisują:
1) kontrolujący;
2) kierownik jednostki kontrolowanej;
3) główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe.
§ 26.
1. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy, o ile zostało złożone.
2. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
§ 27.
1. Egzemplarz podpisanego protokołu z przeprowadzonej kontroli, wraz ze sprawozdaniem, kontrolujący przekazuje Prezydentowi Miasta.
2. Sprawozdanie, o którym mowa w § 1, sporządzane przez kontrolujących:
1) zawiera streszczenie najistotniejszych negatywnych ustaleń kontroli, zawartych w protokole, wraz z wnioskami i propozycjami;
2) wskazuje na inne nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli, a nie wykazane w protokole kontroli ze względu na jej zakres i tematykę.
3. Po zapoznaniu się przez Prezydenta Miasta z dokumentami, o których mowa w §1 i §2, kserokopia sprawozdania przekazywana jest do wiadomości nadzorującemu Zastępcy Prezydenta Miasta, a oryginał pozostaje w aktach kontroli.
4. Na prośbę nadzorującego Zastępcy Prezydenta Miasta, kontrolujący udostępnia do wglądu protokół z kontroli. Po zapoznaniu się z jego treścią nadzorujący Zastępca Prezydenta Miasta, na protokole z kontroli, umieszcza adnotację o zapoznaniu się z protokołem, opatrując ją bieżącą datą i podpisem.
5. Prezydent Miasta podejmuje decyzję o ewentualnym zwołaniu narady pokontrolnej i ustala, kto ma w niej uczestniczyć.
6. Celem narady pokontrolnej jest omówienie istotnych nieprawidłowości i uchybień, opisanych w protokole, oraz wypracowanie sposobu ich usunięcia.
7. Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący naradzie i protokolant (pracownik SKiA).
§ 28.
1. W razie stwierdzenia w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień kontrolujący przygotowuje wystąpienie pokontrolne. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Prezydent Miasta.
2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz termin ich realizacji.
3. Kierownik kontrolowanej jednostki otrzymuje wystąpienie pokontrolne w terminie 7 dni od narady pokontrolnej, a w przypadku nie zwołania narady – w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Wystąpienie pokontrolne otrzymuje również nadzorujący Zastępca Prezydenta Miasta, który jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad realizacją zaleceń.
4. Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie ustalonym w wystąpieniu pokontrolnym zawiadamia Prezydenta Miasta o realizacji poszczególnych zaleceń. W przypadku niezrealizowania zaleceń podaje przyczyny ich niewykonania.
5. Po otrzymaniu pisma, o którym mowa w ust. 4, pracownik Stanowiska Kontroli i Analiz sporządza zwięzłą notatkę o stanie realizacji zaleceń, której kserokopię przekazuje nadzorującemu Zastępcy Prezydenta Miasta, a oryginał, zaparafowany przez osobę bezpośrednio nadzorującą SKiA, pozostawia w aktach kontroli.
§ 29.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących naruszeniem dyscypliny finansów publicznych Prezydent Miasta, na podstawie art. 93 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17 grudnia 2004 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późniejszymi zmianami), decyduje (lub nie) o sporządzeniu zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnionym naruszeniu. Zawiadomienie przygotowują pracownicy Stanowiska Kontroli i Analiz w porozumieniu z Biurem Prawnym (parafa Radcy Prawnego) oraz Wydziałem Polityki Gospodarczej i Inwestycji Oddział Inwestycji, gdy naruszenie dotyczy ustawy prawo zamówień publicznych (parafa Naczelnika PGI).
§ 30.
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta
§ 31.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
