Zarządzenie Nr 67/10
z dnia: 20 kwietnia
w sprawie: ustalenia procedur kontroli oraz przeprowadzania
wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 69; z 2003 r. Nr 139, poz. 1324, Nr 60, poz. 353, Nr 124, poz. 1152, Nr 229, poz. 22; z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 146, poz. 1546, Nr 145, poz. 1535, Nr 213, poz. 2155; z 2005 r. Nr 10, poz. 66, Nr 184, poz. 1539, Nr 267, poz. 225; z 2006 r. Nr 157, poz. 1119, Nr 208, poz. 1540, Nr 157, poz. 1119; z 2008 r. Nr 63, poz. 393, Nr 144, poz. 900, Nr 171, poz. 1056, Nr 63, poz. 393, Nr 214, poz. 1343 oraz z 2009 r. Nr 77, poz. 649, Nr 42, poz. 341, Nr 91, poz. 742) w związku z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568; z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759; z 2005 r. Nr 172, poz. 1441; z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 175, poz. 1457 oraz Nr 181, poz. 1337; z 2007 r. Nr 48, poz. 327 i Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 121; z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458 oraz z 2009 r. Nr 52, poz. 420)
zarządza się, co następuje:
§ 1
Wprowadza się ustalone w niniejszym zarządzeniu procedury kontroli finansowej, w tym zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
§ 2
Kontrola wewnętrzna obejmuje całość zasad i procedur przewidzianych i przyjętych przez kierownictwo jednostki, aby uzyskać zapewnienie, że:
1) jednostka osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny,
2) jednostka działa zgodnie z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa,
3) zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione,
4) zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości,
5) informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.
§ 3
Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli wewnętrznej, obejmuje:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.
§ 4
W ramach systemu kontroli finansowej wyróżnia się:
1)kontrolę zarządczą – w jednostkach sektora finansów publicznych rozumianą jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
2) samokontrolę – przez którą należy rozumieć kontrolę własnej pracy przez każdego pracownika,3
3)kontrolę funkcjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków pracowniczych oraz kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby pełniące funkcje kierownicze,
4) kontrolę instytucjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez RIO, NIK oraz komórkę ds. kontroli
5) kontrolę wstępną (funkcjonalną) – rozumianą jako kontrolę planowanej do zrealizowania operacji, tj. zamiaru działania powodującego potrzebę wydatkowania środków publicznych, poprzez wnikliwą weryfikację projektów umów, uzgodnień, porozumień itp.,
6) kontrolę bieżącą (funkcjonalną) – należy przez to rozumieć badanie czynności i operacji w trakcie ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy realizacja przebiega zgodnie z założonym planem działania, a także z zasadami racjonalnego gospodarowania,
7) kontrolę ostateczną (funkcjonalną) –badanie czynności lub operacji już dokonanej oraz dokumentów ją potwierdzających.
§ 5
Przedmiotem kontroli jest ocena stanu faktycznego na podstawie następujących kryteriów:
1) legalności (zgodności z prawem) – polega na badaniu, czy kontrolowana jednostka prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
2) rzetelności (zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym) – wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe, będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych, są opisywane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości zapewniają rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki,
3) celowości – polega na badaniu, czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności,
4) gospodarności – pozwala ocenić, czy zadania jednostki realizowane są oszczędnie, wydajnie i efektywnie; obowiązuje tu zasada maksymalizacji efektów z poniesionych nakładów finansowych z równoczesną ich minimalizacją w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§ 6
Wprowadza się następujące procedury kontroli :
1) instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
2) zakładowy plan kont,
3) instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,
4) instrukcję inwentaryzacyjną,
5) procedurę gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz gospodarki kasowej ,
6) regulamin udzielania zamówień publicznych,
§ 7
Procedury kontroli, o których mowa w § 6, są ustalone w formie zarządzeń Prezydenta Miasta Łomża.
§ 8
Zasady dokonywania wydatków przez jednostkę:
1) wydatki publiczne mogą być ponoszone przez jednostkę na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym,
2) jednostka realizuje wydatki zgodnie z przepisami ich dotyczącymi,
3) wydatków dokonuje się w sposób celowy i oszczędny; obowiązuje zasada uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów finansowych, które muszą jednak umożliwiać terminową realizację zadań oraz być w wysokości wynikającej z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
4) jednostka dokonuje zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych,
5) przy realizacji zadań wieloetapowych (wydatków wieloetapowych), rozpoczęcie kolejnego etapu programu musi być poprzedzone wnikliwą analizą i oceną efektów uzyskanych w etapach poprzednich.
§ 9
W procedurach kontroli wewnętrznej wydatków uczestniczą:
1) rada gminy – poprzez jej stałe komisje, w szczególności komisję rewizyjną, która jest uprawniona do kontroli wójta oraz jednostek organizacyjnych gminy;
2) Prezydent , który jest zobowiązany do kontroli podległych i nadzorowanych jednostek w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz do przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. w każdym roku zobowiązany jest on do objęcia kontrolą co najmniej 5 proc. wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Realizuje to poprzez upoważnionych pracowników oraz inspektora ds. kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Szczegółowe unormowania zawarte są w zasadach prowadzenia działalności kontrolnej;
3) skarbnik gminy, który jest odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, a także dokonywanie wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, jak również w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
4) główny księgowy urzędu gminy, który odpowiada za wykonywanie wszystkich obowiązków (m.in. kontrolnych) przewidzianych dla głównego księgowego jednostki budżetowej;
5)sekretarz gminy , który organizuje system kontroli wewnętrznej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonej kontroli wewnętrznej;
6)naczelnicy wydziałów, którzy odpowiadają za wewnątrz wydziałową kontrolę wydatków pod względem merytorycznym, zgodności z planem finansowym, przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, jak również obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi wydanymi w formie instrukcji lub procedur
Wykaz pracowników upoważnionych do wewnętrznej kontroli w zakresie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków finansowej oraz zamieszczania na dowodach księgowych lub dowodach zrównanych z nimi adnotacji :
„sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ...........podpis „ - załącznik nr 1
7) pracownicy komórek merytorycznych urzędu, którzy odpowiadają za należyte przygotowanie i prowadzenie powierzonych spraw – zgodnie z obowiązującym w sprawie ustawodawstwem i szczegółowymi instrukcjami wewnętrznymi, w tym kompletnością dokumentów i dowodów księgowych ich dotyczących;
8) wyznaczeni pracownicy , którzy odpowiadają za kontrolę dowodów finansowo-księgowych pod względem formalno-rachunkowym oraz kontroli bieżącej pod względem zgodności z planem finansowym - załącznik nr 2
9) inspektor ds. kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, który realizuje zatwierdzony przez Prezydenta Miasta roczny plan kontroli obejmujący kontrole planowane; dodatkowo przeprowadza on kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych, jak również kontrole o różnym charakterze zlecone przez wójta.
§ 10
Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków prowadzona jest od momentu zgłoszenia potrzeby wydatkowania środków publicznych w formie wniosku lub propozycji do momentu podjęcia stosownej decyzji przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną. Jest ona dokonywana w ramach kontroli funkcjonalnej. w przypadkach szczególnych, celowość wydatkowania środków publicznych dokonywana jest w trakcie narad kierownictwa urzędu z udziałem kierownika komórki merytorycznej zgłaszającej taką potrzebę.
§ 11
Wstępna kontrola celowości wydatków płacowych (umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło) dokonywana jest przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną na etapie przygotowania projektu planu finansowego (termin składania wniosków: do dnia 30 września) lub doraźnie, w trakcie trwania roku budżetowego.
§ 12
Wstępna ocena celowości dokonania wydatków majątkowych dokonywana jest przez naczelników wydziałów merytorycznych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy na etapie sporządzania projektu planu finansowego , lub w trakcie trwania roku budżetowego.
.
§ 13
Wstępna ocena wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem jednostki, nieokreślonych w sposób imienny w planie finansowym, dokonywana jest przez upoważnionego pracownika i polega na ocenie:
1) czy wydatek mieści się w planie finansowym, w wysokości przewidywanej do wydatkowania (czy wydatkowanie tej kwoty nie spowoduje przekroczenia w ogólnym rozliczeniu planowanego limitu tych wydatków),
2) czy przeprowadzono analizę kosztów i potrzeb będących podstawą podjęcia decyzji o potrzebie poniesienia wydatku, a jej wyniki uzasadniają jego dokonanie.
§ 14
Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez kierownictwo jednostki na etapie przygotowania projektu planu finansowego oraz w trakcie realizacji budżetu ( wyniki przetargów na wykonanie inwestycji ).
§ 15
Negatywna ocena celowości zaciągnięcia zobowiązania powodującego konieczność wydatkowania środków publicznych stanowi przesłankę do jego niezaciągnięcia.
§ 16
Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę terminowości wpływu należności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności windykacyjnych.
§ 17
Kontrolę gospodarki składnikami majątkowymi przeprowadza się w szczególności poprzez okresowe inwentaryzowanie stanu aktywów i pasywów jednostki (w terminach i na zasadach określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej). Obejmuje ona także wykonywaną przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną doraźną kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą.
§ 18
Kontrola wewnętrzna opiera się również na ocenie projektów umów, porozumień, uchwał rady gminy i zarządzeń prezydenta miasta pod względem formalno-prawnym, dokonywanej przez radcę prawnego.
§ 19
Zatwierdzenie przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną wydatku może nastąpić po stwierdzeniu zachowania procedur określonych niniejszym zarządzeniem, jak również innymi, obowiązującymi w sprawie uchwałami, instrukcjami i regulaminami wewnętrznymi.
§ 20
Zobowiązuje się Naczelników Wydziałów do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.
§ 21
Traci moc zarządzenie Nr 25/04 Prezydenta Miasta z dnia 4 lutego 2004 r, Zarządzenie Nr Zarządzenie nr 47 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 31.03.2009 r w sprawie zapewnienia przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz zasad gospodarności środkami publicznymi pod względem legalności , gospodarności i celowości w Urzędzie Miejski w Łomży .
§ 22
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2010 r.
Prezydent Miasta
mgr inż. Jerzy Brzeziński
zarządza się, co następuje:
§ 1
Wprowadza się ustalone w niniejszym zarządzeniu procedury kontroli finansowej, w tym zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
§ 2
Kontrola wewnętrzna obejmuje całość zasad i procedur przewidzianych i przyjętych przez kierownictwo jednostki, aby uzyskać zapewnienie, że:
1) jednostka osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny,
2) jednostka działa zgodnie z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa,
3) zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione,
4) zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości,
5) informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.
§ 3
Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli wewnętrznej, obejmuje:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.
§ 4
W ramach systemu kontroli finansowej wyróżnia się:
1)kontrolę zarządczą – w jednostkach sektora finansów publicznych rozumianą jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
2) samokontrolę – przez którą należy rozumieć kontrolę własnej pracy przez każdego pracownika,3
3)kontrolę funkcjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków pracowniczych oraz kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby pełniące funkcje kierownicze,
4) kontrolę instytucjonalną – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez RIO, NIK oraz komórkę ds. kontroli
5) kontrolę wstępną (funkcjonalną) – rozumianą jako kontrolę planowanej do zrealizowania operacji, tj. zamiaru działania powodującego potrzebę wydatkowania środków publicznych, poprzez wnikliwą weryfikację projektów umów, uzgodnień, porozumień itp.,
6) kontrolę bieżącą (funkcjonalną) – należy przez to rozumieć badanie czynności i operacji w trakcie ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy realizacja przebiega zgodnie z założonym planem działania, a także z zasadami racjonalnego gospodarowania,
7) kontrolę ostateczną (funkcjonalną) –badanie czynności lub operacji już dokonanej oraz dokumentów ją potwierdzających.
§ 5
Przedmiotem kontroli jest ocena stanu faktycznego na podstawie następujących kryteriów:
1) legalności (zgodności z prawem) – polega na badaniu, czy kontrolowana jednostka prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
2) rzetelności (zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym) – wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe, będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych, są opisywane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości zapewniają rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki,
3) celowości – polega na badaniu, czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności,
4) gospodarności – pozwala ocenić, czy zadania jednostki realizowane są oszczędnie, wydajnie i efektywnie; obowiązuje tu zasada maksymalizacji efektów z poniesionych nakładów finansowych z równoczesną ich minimalizacją w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§ 6
Wprowadza się następujące procedury kontroli :
1) instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
2) zakładowy plan kont,
3) instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,
4) instrukcję inwentaryzacyjną,
5) procedurę gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz gospodarki kasowej ,
6) regulamin udzielania zamówień publicznych,
§ 7
Procedury kontroli, o których mowa w § 6, są ustalone w formie zarządzeń Prezydenta Miasta Łomża.
§ 8
Zasady dokonywania wydatków przez jednostkę:
1) wydatki publiczne mogą być ponoszone przez jednostkę na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym,
2) jednostka realizuje wydatki zgodnie z przepisami ich dotyczącymi,
3) wydatków dokonuje się w sposób celowy i oszczędny; obowiązuje zasada uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów finansowych, które muszą jednak umożliwiać terminową realizację zadań oraz być w wysokości wynikającej z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
4) jednostka dokonuje zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych,
5) przy realizacji zadań wieloetapowych (wydatków wieloetapowych), rozpoczęcie kolejnego etapu programu musi być poprzedzone wnikliwą analizą i oceną efektów uzyskanych w etapach poprzednich.
§ 9
W procedurach kontroli wewnętrznej wydatków uczestniczą:
1) rada gminy – poprzez jej stałe komisje, w szczególności komisję rewizyjną, która jest uprawniona do kontroli wójta oraz jednostek organizacyjnych gminy;
2) Prezydent , który jest zobowiązany do kontroli podległych i nadzorowanych jednostek w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz do przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. w każdym roku zobowiązany jest on do objęcia kontrolą co najmniej 5 proc. wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Realizuje to poprzez upoważnionych pracowników oraz inspektora ds. kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Szczegółowe unormowania zawarte są w zasadach prowadzenia działalności kontrolnej;
3) skarbnik gminy, który jest odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, a także dokonywanie wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, jak również w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
4) główny księgowy urzędu gminy, który odpowiada za wykonywanie wszystkich obowiązków (m.in. kontrolnych) przewidzianych dla głównego księgowego jednostki budżetowej;
5)sekretarz gminy , który organizuje system kontroli wewnętrznej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonej kontroli wewnętrznej;
6)naczelnicy wydziałów, którzy odpowiadają za wewnątrz wydziałową kontrolę wydatków pod względem merytorycznym, zgodności z planem finansowym, przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, jak również obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi wydanymi w formie instrukcji lub procedur
Wykaz pracowników upoważnionych do wewnętrznej kontroli w zakresie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków finansowej oraz zamieszczania na dowodach księgowych lub dowodach zrównanych z nimi adnotacji :
„sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ...........podpis „ - załącznik nr 1
7) pracownicy komórek merytorycznych urzędu, którzy odpowiadają za należyte przygotowanie i prowadzenie powierzonych spraw – zgodnie z obowiązującym w sprawie ustawodawstwem i szczegółowymi instrukcjami wewnętrznymi, w tym kompletnością dokumentów i dowodów księgowych ich dotyczących;
8) wyznaczeni pracownicy , którzy odpowiadają za kontrolę dowodów finansowo-księgowych pod względem formalno-rachunkowym oraz kontroli bieżącej pod względem zgodności z planem finansowym - załącznik nr 2
9) inspektor ds. kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, który realizuje zatwierdzony przez Prezydenta Miasta roczny plan kontroli obejmujący kontrole planowane; dodatkowo przeprowadza on kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych, jak również kontrole o różnym charakterze zlecone przez wójta.
§ 10
Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków prowadzona jest od momentu zgłoszenia potrzeby wydatkowania środków publicznych w formie wniosku lub propozycji do momentu podjęcia stosownej decyzji przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną. Jest ona dokonywana w ramach kontroli funkcjonalnej. w przypadkach szczególnych, celowość wydatkowania środków publicznych dokonywana jest w trakcie narad kierownictwa urzędu z udziałem kierownika komórki merytorycznej zgłaszającej taką potrzebę.
§ 11
Wstępna kontrola celowości wydatków płacowych (umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło) dokonywana jest przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną na etapie przygotowania projektu planu finansowego (termin składania wniosków: do dnia 30 września) lub doraźnie, w trakcie trwania roku budżetowego.
§ 12
Wstępna ocena celowości dokonania wydatków majątkowych dokonywana jest przez naczelników wydziałów merytorycznych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy na etapie sporządzania projektu planu finansowego , lub w trakcie trwania roku budżetowego.
.
§ 13
Wstępna ocena wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem jednostki, nieokreślonych w sposób imienny w planie finansowym, dokonywana jest przez upoważnionego pracownika i polega na ocenie:
1) czy wydatek mieści się w planie finansowym, w wysokości przewidywanej do wydatkowania (czy wydatkowanie tej kwoty nie spowoduje przekroczenia w ogólnym rozliczeniu planowanego limitu tych wydatków),
2) czy przeprowadzono analizę kosztów i potrzeb będących podstawą podjęcia decyzji o potrzebie poniesienia wydatku, a jej wyniki uzasadniają jego dokonanie.
§ 14
Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez kierownictwo jednostki na etapie przygotowania projektu planu finansowego oraz w trakcie realizacji budżetu ( wyniki przetargów na wykonanie inwestycji ).
§ 15
Negatywna ocena celowości zaciągnięcia zobowiązania powodującego konieczność wydatkowania środków publicznych stanowi przesłankę do jego niezaciągnięcia.
§ 16
Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę terminowości wpływu należności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności windykacyjnych.
§ 17
Kontrolę gospodarki składnikami majątkowymi przeprowadza się w szczególności poprzez okresowe inwentaryzowanie stanu aktywów i pasywów jednostki (w terminach i na zasadach określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej). Obejmuje ona także wykonywaną przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną doraźną kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą.
§ 18
Kontrola wewnętrzna opiera się również na ocenie projektów umów, porozumień, uchwał rady gminy i zarządzeń prezydenta miasta pod względem formalno-prawnym, dokonywanej przez radcę prawnego.
§ 19
Zatwierdzenie przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną wydatku może nastąpić po stwierdzeniu zachowania procedur określonych niniejszym zarządzeniem, jak również innymi, obowiązującymi w sprawie uchwałami, instrukcjami i regulaminami wewnętrznymi.
§ 20
Zobowiązuje się Naczelników Wydziałów do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.
§ 21
Traci moc zarządzenie Nr 25/04 Prezydenta Miasta z dnia 4 lutego 2004 r, Zarządzenie Nr Zarządzenie nr 47 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 31.03.2009 r w sprawie zapewnienia przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz zasad gospodarności środkami publicznymi pod względem legalności , gospodarności i celowości w Urzędzie Miejski w Łomży .
§ 22
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2010 r.
Prezydent Miasta
mgr inż. Jerzy Brzeziński
