§ 1

Przyznawanie służbowych telefonów komórkowych

1. Służbowe telefony komórkowe przyznawane są do zapewnienia łączności w sprawach służbowych:
a) Prezydentowi Miasta
b) Zastępcom Prezydenta Miasta
c) Pracownikom Urzędu Miejskiego
2.Decyzję o przyznawaniu służbowego telefonu komórkowego pracownikom Urzędu Miejskiego
podejmuje na podstawie indywidualnej decyzji w stosunku do podległych sobie pracowników Prezydent Miasta.
3. Jako zasadę przyjmuje się następujące limity:
Prezydent Miasta - do 500 zł. miesięcznie /przyjęty przez Radę Miasta podczas obrad XIX Sesji w dniu 24 września 2003 roku wynikający ze stanowiska jakie przedłożyła Komisja Rewizyjna/
Zastępcy Prezydenta Miasta - 300 minut
Skarbnik, Sektretarz, Naczelnicy - 100 minut
Pozostali pracownicy na podstawie indywidualnej decyzji Prezydenta.
Marki telefonu oraz jego wyposażenie ustala pracodawca i nie wiąże się z umową o pracę. Uprawnienie do używania służbowego telefonu komórkowego może wynikać z powyzszej umowy tylko w stosunku do pracowników, którym telefon komórkowy przysługuje z racji pełnionej funkcji. W takim przypadku należy stosować zapis: „pracownik jest uprawniony do używania służbowego telefonu komórkowego na zasadach obowiązujących w Urzędzie". Odstępstwo od tej zasady może nastąpić jedynie na podstawie decyzji Prezydenta.
4.Pracownikowi można przydzielić jeden służbowy telefon komórkowy oraz jedną aktywację numeru operatora komórkowego.

§ 2

Wydawanie służbowych telefonów komórkowych

1.Wydanie służbowych telefonów komórkowych Prezydentowi i Zastępcom Prezydenta następuje po podpisaniu oświadczenia wg załącznika nr1 do niniejszych Zasad, bez konieczności składania zapotrzebowania.
2.Wydanie służbowych telefonów komórkowych dla pracowników, następuje przez przedłożenia właściwej komórce w Urzędzie pisemnej informacji według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszych Zasad.
3.Przydzielenie pracownikowi Urzędu służbowego telefonu komórkowego jest uwarunkowana złożeniem w Biurze Obsługi Urzędu oświadczenia w dwóch egzemplarzach, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zasad. Jeden egzemplarz oświadczenia przekazywany jest do Stanowiska Kadr Urzędu celem załączenia do akt osobowych pracownika.





§ 3

Limity za korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych i plany taryfowe

1.Należności wynikające z otrzymanych faktur za korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych są regulowane w całości przez Urząd. Jednocześnie stosowane są limity, których przekroczenie powoduje obciążenie pracownika przez Urząd poniesionymi kosztami powyżej limitu na zasadach niżej opisanych.
2.Limit miesięczny za korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych jest to górna granica kwoty za abonament i usługi telekomunikacyjne (bez podatku VAT), odnosząca się do jednego okresu rozliczeniowego i w pełni pokrywana przez Urząd.
3.Limit pokrywa należność za abonament, połączenia telefoniczne (również w roamingu), SMS (bez SMS specjalny) i inne usługi aktywowane dla danego numeru przez upoważnionych pracowników tut. Urzędu. Użytkownik służbowego telefonu komórkowego obciążany będzie pełnymi kosztami samodzielnie aktywowanych usług, kosztami połączeń z numerami 0-700... i kosztami wysłania SMS specjalny.
4.W przypadku przekroczenia przez pracownika przyznanego limitu miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, Urząd wystawia pracownikowi notę księgową i potrąca należność wynikającą z noty księgowej, z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę, zgodnie z podpisanym przez pracownika oświadczeniem, o którym mowa w § 2 ust. 3.
5.Należność, o której mowa w ust. 4, na pisemny wniosek pracownika skierowany do Prezydenta może zostać rozłożona na raty płacone w okresach miesięcznych, gdy jej wysokość przekracza 50% miesięcznego wynagrodzenia netto pracownika.
6.Pracownik może wystąpić z wnioskiem o zwrot potrąconej z wynagrodzenia należności z tytułu przekroczenia limitu, jeżeli wykaże, że przekroczenie limitu nastąpiło w związku z rozmowami służbowymi. Wniosek powinien być zaakceptowany przez Prezydenta, a zwrot potrąconej należności zostanie udokumentowany fakturą korygującą.


§ 4

Budżetowanie kosztów korzystania ze służbowych telefonów komórkowych

1.Koszty z tytułu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych w tym także koszty zakupu, napraw, eksploatacji, winny być uzgodnione z Biurem Obsługi Urzędu.
2.Kontrolę wykonania budżetu, dotyczącą kosztów służbowych telefonów komórkowych sprawuje Biuro Obsługi Urzędu.


§ 5


Prawa i obowiązki użytkownika

1.Do podstawowych praw i obowiązków pracownika w zakresie korzystania ze służbowego telefonu komórkowego należy:
a) posiadanie włączonego służbowego telefonu komórkowego również poza godzinami pracy określonymi w Regulaminie Pracy, jak też w dni wolne od pracy,
b) nieudostępnianie osobom trzecim służbowego telefonu komórkowego, a w szczególności zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich,
c) należyta dbałość o mienie Urzędu jakim jest służbowy telefon komórkowy, w tym informowanie przełożonego o każdym przypadku utraty służbowego telefonu komórkowego,
d) przy korzystaniu z usługi roaming’u międzynarodowego poza Polską pracownik ma prawo wybrać dowolnego, dostępnego operatora partnera sieci międzynarodowej w roaming’u międzynarodowym.
2.W przypadku utraty służbowego telefonu komórkowego użytkownik jest zobowiązany do natychmiastowego zablokowania numeru u operatora, a następnie zgłoszenia tego faktu w Biurze Obsługi Urzędu. Jeżeli utrata telefonu nastąpiła na skutek kradzieży, rozboju albo w innych okolicznościach wskazujących na popełnienie przestępstwa, niezbędne jest zgłoszenie tego faktu policji.
3.W przypadku opóźnienia lub niedopełnienia obowiązków określonych w ust. 2 pracownik pokrywa należności wynikające z rachunku telefonicznego za okres od chwili zaginięcia lub kradzieży telefonu lub jego utraty na skutek w/w okoliczności, do chwili dopełnienia obowiązków określonych w ust. 2.
4.Służbowe telefony komórkowe wraz z akcesoriami powierzane są pracownikom z obowiązkiem zwrotu, w związku z czym ponoszą oni pełną odpowiedzialność materialną za szkodę powstałą w tym mieniu, w szczególności w przypadku uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży. W takim przypadku pracownik zobowiązany jest także do pokrycia rzeczywistych kosztów poniesionych przez Urząd w związku z zakupem i przekazaniem do używania pracownikowi w zamian za uszkodzony, zagubiony lub skradziony telefon komórkowy lub akcesoria nowego telefonu komórkowego.
5.Użytkownik służbowego telefonu komórkowego może się uwolnić od odpowiedzialności materialnej, o której mowa w ust. 4, jeżeli wykaże (udowodni), że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych i dostarczy do właściwej komórki w Urzędzie stosowne w tym zakresie dowody.
6.Decyzję o uwolnieniu pracownika od odpowiedzialności materialnej, o której mowa w ust. 4 podejmuje Prezydent.

§ 6

Utrata prawa do używania służbowego telefonu komórkowego

1.Prezydent oraz Zastępcy Prezydenta tracą prawo do używania służbowego telefonu komórkowego z dniem wygaśnięcia kadencji.
2.Pracownik Urzędu traci prawo do używania służbowego telefonu komórkowego z dniem:
a) cofnięcia decyzji o przyznaniu służbowego telefonu komórkowego. Osoba ,której decyzja dotyczy obowiązana jest poinformować o tym fakcie właściwą komórkę w Urzędzie,
b) wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę.
3. Z wyjątkiem przypadków, gdy Prezydent postanowi inaczej, pracownik Urzędu traci prawo do używania służbowego telefonu komórkowego na okres:
a) urlopu bezpłatnego trwającego dłużej niż 1 miesiąc,
b) urlopu macierzyńskiego,
c) urlopu wychowawczego.
4. Stanowisko Kadr Urzędu zobowiązane jest do dostarczenia informacji, o których mowa w ust. 2 i 3 do Biura Obsługi Urzędu.
5.Użytkownik zobowiązany jest do zwrotu służbowego telefonu komórkowego w terminie 3 dni od dnia utraty prawa do jego używania. W przeciwnym razie numer telefonu zostaje zablokowany u operatora, a pracownik (lub były pracownik) zostanie obciążony kosztem usług za okres od dnia utraty prawa do używania służbowego telefonu komórkowego oraz kosztem aparatu telefonicznego odpowiadającym jego rzeczywistej wartości.






§ 7

Ewidencja rzeczowa i finansowa

1.Za ewidencję rzeczową i finansową, obsługę techniczną, opis merytoryczny faktur VAT, rozliczenie pracowników, wystawienie not księgowych z tytułu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych oraz dostarczanie dokumentów z tym związanych do służb finansowo-księgowych i komórek płacowych odpowiada Kierownik Biura Obsługi Urzędu.
2.Oddział Budżetu zobowiązany jest do potrącania z wynagrodzenia za pracę (na podstawie otrzymanych not księgowych) kwot wynikających z przekroczenia ustalonych limitów.
3.Ewidencja rzeczowa powinna zawierać w szczególności następujące dane:
imię i nazwisko, komórka organizacyjna Urzędu , stanowisko, numer telefonu komórkowego, numer inwentarzowy, typ telefonu, numer karty SIM.
4.Ewidencja finansowa powinna zawierać w szczególności następujące dane:
imię i nazwisko, numer telefonu, komórka organizacyjna, kwota miesięcznego limitu, wysokość faktury za miesiąc, kwota przekroczenia miesięcznego limitu.



§ 8

Przepisy końcowe

1.W przypadku pracowników korzystających ze służbowych telefonów komórkowych według dotychczasowych uregulowań, którym w wyniku wprowadzenia niniejszych Zasad ulega zmianie limit miesięczny, jego nowa wysokość będzie obowiązywać po upływie jednego miesiąca licząc od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, chyba że pracownicy ci uzyskali stosowną zgodę Prezydenta.
2.Pracownicy, którzy utracili prawo do korzystania ze służbowego telefonu komórkowego zobowiązani są do bezzwłocznego zwrotu telefonu do Biura Obsługi Urzędu.