Na podstawie art. 282 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity, Dz.U. z 2021 r poz. 305), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (tekst jednolity, Dz.U. z 2018 r. poz. 506 ) oraz Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 28) oraz § 50 ust.6 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 101/19 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 1 kwietnia 2019 r. z poźn. zm zarządzam, co następuje: 

§ 1. Ustalam Kartę Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Łomży, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Audytorowi Wewnętrznemu zatrudnionemu w Urzędzie Miejskim w Łomży.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

§ 4. Traci moc Karta Audytu Wewnętrznego zatwierdzona 26.04.2011r.

 

PREZYDENT MIASTA

dr Mariusz Chrzanowski 

 

 

 

 Karta Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Łomży 

Opracowana przez Audytora wewnętrznego : Martę Macko

 

§ 1

Postanowienia ogólne 

1. „Karta audytu wewnętrznego” razem ze standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych oraz innymi uregulowaniami wewnętrznymi jest podstawą funkcjonowania audytu w Urzędzie Miejskim w Łomży.
2. Karta audytu wewnętrznego określa cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego, prawa i obowiązki audytora wewnętrznego, niezależność i odrębność organizacyjną , zakres audytu wewnętrznego, planowanie i sprawozdawczość w oparciu o Standardy[1] oraz Kodeks Etyki IIA[2].
3. Użyte w „Karcie audytu wewnętrznego” określenia oznaczają: 

a)   Urząd – Urząd Miejski w Łomży,

b)   Komórka organizacyjna Urzędu – wydział, biuro, samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie

c)    Jednostka organizacyjna – miejska jednostka organizacyjna utworzona w celu realizacji zadań Miasta,

d)   Prezydent – Prezydent Miasta Łomża,

e)   Biuro Audytu i Kontroli – komórka audytu wewnętrznego i kontroli w Urzędzie Miejskim                w Łomży

f)     Audytor wewnętrzny- audytor wewnętrzny zatrudniony w Urzędzie Miejskim w Łomży kierujący Biurem Audytu i Kontroli w Urzędzie Miejskim w Łomży,

g)   Audyt wewnętrzny działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze; systematycznie, w uporządkowany sposób ocenia procesy: ładu organizacyjnego, zarządzania ryzykiem i kontroli oraz przyczynia się do poprawy ich działania,

h)   Jednostka audytowana - komórka organizacyjna Urzędu Miejskiego w Łomży oraz miejska jednostka organizacyjna

i)     Kierownik jednostki audytowanej – kierownik komórki organizacyjnej Urzędu Miejskiego          w Łomży oraz miejskiej jednostki organizacyjnej,

j)     Plan audytu – roczny plan audytu wewnętrznego opracowany na podstawie analizy ryzyka                

k)    Zadanie audytowe – zadanie zapewniające lub czynności doradcze uwzględnione w planie audytu realizowane z inicjatywy audytora wewnętrznego lub na wniosek Prezydenta

l)     Zadanie zapewniające – działania podejmowane w celu dostarczenia niezależnej                                 i obiektywnej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej

m)Sprawozdanie – dokument sporządzony po zakończeniu zadania zapewniającego oraz dokument z wykonania planu audytu za dany rok,

n)   Rekomendacje – propozycje działań w celu wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub usprawniających funkcjonowanie Urzędu Miejskiego w Łomży oraz miejskich jednostek organizacyjnych,

o)   Czynności sprawdzające – czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego w celu ustalenia stopnia realizacji rekomendacji,

p)   Czynności doradcze- czynności ( inne niż zadania zapewniające ) podejmowane przez audytora służące wspieraniu kierownika jednostki w realizacji celów i zadań, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy w zakresie uzgodnionym z Prezydentem

q)   Monitorowanie zaleceń- czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego w celu ustalenia stanu realizacji zaleceń

r)    Mechanizmy kontrolne – działania, procedury, instrukcje i zasady służące zapewnieniu realizacji celów, ograniczeniu wystąpienia ryzyka nieosiągnięcia celów lub zmniejszeniu jego negatywnych skutków,

s)    Ryzyko – prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które spowoduje, że cele nie zostaną osiągnięte, poniesione zostaną straty materialne lub nastąpi ujma w wizerunku Urzędu Miejskiego w Łomży lub miejskich jednostek organizacyjnych.

t)     Kodeks Etyki - zasady zawarte w Kodeksie Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych, którego celem jest promowanie zasad etycznych wykonywania zawodu audytora wewnętrznego,

u)   IIA – Instytut Audytorów Wewnętrznych – międzynarodowa organizacja zrzeszająca audytorów wewnętrznych. 

§ 2. Cele i zasady audytu wewnętrznego 

1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest przysporzenie wartości dodanej i usprawnienie działalności operacyjnej miasta Łomża poprzez ocenę zasad ładu organizacyjnego, procesu zarządzania ryzykiem oraz procesu kontroli.
2. Audyt wewnętrzny wspiera Prezydenta w realizacji celów i zadań Miasta przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.
3. Ocena kontroli zarządczej dotyczy w szczególności jej adekwatności, skuteczności                                  i efektywności.
4. Audyt wewnętrzny realizuje czynności o charakterze zapewniającym oraz doradczym.
5. Działalność zapewniająca audytu obejmuje niezależne badanie procesów zarządzania ryzykiem i kontroli zarządczej wraz z wyrażeniem opinii o przedmiocie badania celem dostarczenia Prezydentowi rozsądnego zapewnienia o ich skuteczności.
6. Czynności doradcze dokonuje się poprzez konsultacje zagadnień, wykonywanie analizy, wyrażanie opinii, składanie wniosków usprawniających funkcjonowanie Urzędu i jednostek podległych.
7. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego lub nie stwarza konfliktu interesów.
8. Audytor wewnętrzny przeprowadza również czynności sprawdzające służące ocenie sposobu wdrożenia i skuteczności rekomendacji zrealizowanych przez audytowanego.
9. Audyt wewnętrzny w Mieście Łomża jest prowadzony przez audytora zatrudnionego w Urzędzie Miejskim w Łomży kierującym Biurem Audytu i Kontroli.
10. Pracownicy Biura Audytu i Kontroli spełniający wymogi art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansach publicznych (Dz. U. 2021.poz.305) lub będący w trakcie nabywania uprawnień mogą wykonywać zadania audytowe we wszystkich obszarach ryzyka pod nadzorem audytora wewnętrznego kierującego Biurem.Za praktykę, o której mowa                  w art. 286 ust. 1 pkt 5d ustawy rozumie się faktyczny i udokumentowany udział pracownika w wykonywaniu zadań audytowych, w tym zadań zapewniających, realizowanych pod nadzorem audytora wewnętrznego.  

§ 3. Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego 

Audytor wewnętrzny: 

1. ma obowiązek przestrzegać zasad wynikających z przepisów prawa , podstawowych zasad praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, kodeksu etyki audytorów, standardów i definicji audytu wewnętrznego oraz metodyki audytu wewnętrznego.
2. jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych,
3. ma prawo dostępu do wszelkich dokumentów, materiałów i danych związanych                                          z funkcjonowaniem jednostki audytowanej w obszarze audytu, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych wszystkich oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego z zachowaniem przepisów                       o tajemnicy ustawowo chronionej,
4. ma prawo uzyskiwania od kierowników i pracowników jednostek informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego przeprowadzania audytu wewnętrznego,
5. może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta,
6. nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej, ale poprzez wnioski i uwagi powstałe w wyniku przeprowadzenia audytu, wspomaga Prezydenta we właściwej realizacji tych procesów,
7. wykonując zadanie audytowe zobowiązany jest dbać o to, aby nie powstał konflikt interesów-dbać o ochronę swojej niezależności i unikać konfliktu interesów, odmawiając przyjmowania jakichkolwiek korzyści, które mogłyby naruszać jego całkowitą niezależność, uczciwość                  i obiektywizm w wykonywanej pracy lub mogły być postrzegane w ten sposób.
8. podlega wyłączeniu od udziału w zadaniu audytowym jeżeli wyniki jego oceny mogą dotyczyć wszystkich osób, z którymi łączy go stosunek osobisty, mogący wywołać wątpliwości, co do jego bezstronności oraz gdy w okresie roku przed rozpoczęciem realizacji zadania audytowego był zatrudniony w jednostce audytowanej,
9. nie powinien przyjmować takich zdań zapewniających dotyczących działalności, za która był odpowiedzialny w ciągu roku poprzedzającego badanie,
10. nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu na zidentyfikowanie znamion przestępstwa,
11. w zakresie swoich zadań współpracuje z audytorami zewnętrznymi, a także z innymi kontrolerami
12. przestrzega podstawowych zasad wynikających ze „Standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych”,
13. dokumentacja audytowa stanowi własność Urzędu, podlega ochronie i nie może być powielana i udostępniana bez zgody Prezydenta lub osoby przez niego upoważnionej do podjęcia takiej decyzji,
14. szanuje wartość i własność informacji, którą otrzymał i nie ujawnia jej bez odpowiedniego upoważnienia, chyba, że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek jej ujawnienia,
15. ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje zawodowe.
16. odpowiada za opracowanie i stosowanie programu zapewnienia jakości audytu.  

§ 4. Prawa i obowiązki audytowanych 

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych mają prawo do czynnego uczestniczenia w procesie audytu, który dotyczy nadzorowanej przez nich działalności, w szczególności do:

a)   składania audytorowi wewnętrznemu oświadczenia dotyczącego przedmiotu zadania zapewniającego,

b)   zapoznania się, na każdym etapie audytu, z ustaleniami audytora wewnętrznego,

c)    przekazywania audytorowi wewnętrznemu istotnych informacji dla badanego obszaru,

d)   zgłaszania własnych propozycji działań zaradczych, ograniczających zidentyfikowane ryzyko,

e)   zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń do przedstawionego w sprawozdaniu z zadania stanu faktycznego.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych mają obowiązek umożliwić audytorowi wewnętrznemu wykonywanie jego obowiązków, poprzez poinformowanie podległych pracowników o uprawnieniach audytora wewnętrznego i zobowiązanie ich do ścisłej współpracy w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu audytu.
3. Kierownicy jednostek organizacyjnych mają obowiązek, w zakresie swoich kompetencji, przedkładać Prezydentowi i audytorowi wewnętrznemu plan działań naprawczych w odpowiedzi na poszczególne ustalenia audytu lub przedstawić przyczyny odmowy stosowania działań naprawczych.
4. Ostateczna decyzja w sprawie wdrożenia rekomendacji audytora wewnętrznego należy do Prezydenta. 

§ 5. Niezależność 

Audytor wewnętrzny:

1. jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań,
2. postępuje zgodnie z przepisami prawa, standardami audytu wewnętrznego, kodeksem etyki oraz metodologią audytu wewnętrznego,
3. zakres i sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego nie może być narażony na jakiekolwiek próby narzucenia zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o jej wynikach,
4. nie odpowiada za opracowanie i wdrożenie systemów zarządczych, nie bierze udziału w działalności operacyjnych Urzędu , ale poprzez swoje badania , wnioski wspomaga realizację tych procesów.
5. Audytor wewnętrzny kierujący Biurem Audytu i Kontroli podlega bezpośrednio Prezydentowi Miasta.
6. Kierownik Biura Audytu i Kontroli informuje Prezydenta o każdym naruszeniu niezależności lub obiektywizmu audytora wewnętrznego. 

§ 6. Zakres audytu wewnętrznego 

1. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania Miasta.
2. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Prezydent powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.
3. Audyt wewnętrzny, w postaci zadań zapewniających, obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej, a w szczególności:

• zgodności działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi procedurami wewnętrznymi w Urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych;
• skuteczności i efektywności działań;
• wiarygodności sprawozdań;
• ochrony zasobów;
• przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
• skuteczności i efektywności przepływu informacji;
• zarządzania ryzykiem. 

§ 7. Planowanie i sprawozdawczość 

1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, opartego na analizie ryzyka obejmującą w szczególności identyfikacje obszarów działalności Urzędu oraz ocenę ryzyka we wszystkich tych obszarach.
2. Roczny plan audytu opracowywany jest w porozumieniu z Prezydentem, który następnie go akceptuje.
3. Audytor wewnętrzny przedstawia Prezydentowi:

- do końca stycznia każdego roku sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni,

- do końca każdego roku – plan audytu na rok następny.

4. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku pojawienia się nowych lub zmiany dotychczasowych czynników ryzyka lub zmiany oceny ryzyka, audyt przeprowadza się poza planem na wniosek Prezydenta lub z inicjatywy audytora po uzgodnieniu z Prezydentem.
5. Audytor wewnętrzny przeprowadza audyt w jednostkach audytowanych na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia podpisanego przez Prezydenta oraz za okazaniem dowodu tożsamości.
6. Audytor wewnętrzny informuje kierownika jednostki audytowanej o planowanej realizacji zadania.
7. Przed rozpoczęciem zadania zapewniającego audytor wewnętrzny przeprowadza przegląd wstępny, zapoznaje się z celami, zadaniami, dokonuje identyfikacji oraz oceny ryzyka działalności jednostki audytowanej.
8. Audytor wewnętrzny po przeprowadzeniu czynności audytowych uzgadnia pisemnie  z audytowanym wyniki audytu wewnętrznego, w tym ustalenia i rekomendacje.
9. Audytowany, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania wstępnego, odnosi się do rekomendacji zawartych w sprawozdaniu wstępnym.
10. Audytor wewnętrzny, po zapoznaniu się z wyjaśnieniami lub zastrzeżeniami do treści sprawozdania złożonymi przez audytowanego może zmienić lub uzupełnić treść sprawozdania wstępnego.
11. W przypadku nieuwzględnienia w całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń audytor przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi jednostki audytowanej.
12. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, przekazuje sprawozdanie, po jednym egzemplarzu, dla Prezydenta oraz kierownika jednostki audytowanej.
13. Kierownik jednostki audytowanej, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, ustala sposób i termin realizacji rekomendacji oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację rekomendacji powiadamiając o tym Prezydenta i audytora wewnętrznego.
14. Audytor wewnętrzny może, po upływie terminów realizacji rekomendacji, przeprowadzić czynności sprawdzające, z których sporządza notatkę dla Prezydenta.
15. Audytor wewnętrzny prowadzi:

a)      dokumentację dotyczącą zadania audytowego

b)      pozostałą dokumentację audytu wewnętrznego, w szczególności upoważnienie, dokumentację roboczą związaną z przygotowaniem planu audytu, plan audytu, sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego, wyniki oceny wewnętrznej i zewnętrznej audytu wewnętrznego. 

§ 8

Relacje z innymi instytucjami kontrolnymi 

1. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę, o ile jest to możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez inne instytucje kontrolne tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów.
2. Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez inne instytucje kontrolne.
3. Audytor wewnętrzny powinien porozumiewać się z innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem Prezydenta lub osobę przez niego upoważnioną do takich kontaktów.
4. Dokumentacja audytowa może być udostępniana innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem i zgodą Prezydenta. 

§ 9. Procedury

 Sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz dokumentowania jego wyników szczegółowo określa Księga Procedur Audytu Wewnętrznego opracowana przez Audytora wewnętrznego- Kierownika Biura Audytu i Kontroli.

§ 10. Postanowienia końcowe 

W sprawach nieuregulowanych w Karcie Audytu Urzędu Miejskiego w Łomży zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa. 

 

 

 

 

 

 

 

[1])Komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 28)

[2]Kodeks Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych, którego celem jest promowanie zasad etycznych wykonywania zawodu audytora wewnętrznego.