Na podstawie art. 31 i 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2022 r. poz. 559), w związku z art. 52 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129; zm.: Dz. U. z 2020 r. poz. 288 i poz. 2320, z 2021 r. poz. 1598, poz. 2054 i poz. 2269 oraz z 2022 r. poz. 25.), zwanej dalej ustawą Pzp, zarządzam co następuje: 

§ 1. Wprowadza się do stosowania procedurę udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych. 

§ 2. Wprowadzam:

a) znaczenie pojęć w niniejszym Zarządzeniu:

- plan postępowań-należy przez to rozumieć plan postępowań o udzielenie zamówień; o którym mowa w art 23 ustawy Pzp

   - komórka organizacyjna - należy przez to rozumieć wydziały, centra obsługi, biura, USC, PZON oraz samodzielne referaty i straż miejską;

b) załącznik nr 1 -   Wzór wniosku o uruchomienie procedury udzielenia zamówienia publicznego
o wartości równej lub przekraczającej 130 000,00 zł netto;

c) załącznik nr 2 -    Regulamin pracy komisji przetargowej;

d) załącznik nr 3 -   Informacja o wykonaniu umowy;

e) załącznik nr 4 -   Raport z realizacji zamówienia, o którym mowa w art. 446 ustawy Prawo zamówień publicznych;

f) załącznik nr 5 -   Rejestr zamówień publicznych prowadzonych w oparciu o ustawę Pzp;

 § 3. Zarządzenie stosuje się do udzielania zamówień publicznych, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych netto, z wyłączeniem zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp na podstawie przepisów szczególnych.

1. Zarządzenia nie stosuje się w zakresie, w jakim przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania
   o udzielenie zamówienia powierzono:

a) innemu Zamawiającemu w drodze porozumienia zawartego z innym/i Zamawiającymi

b) własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej, realizującej pomocnicze działania zakupowe,    działającej jako pełnomocnik Zamawiającego.

3. Biuro Zamówień Publicznych (BZP) przeprowadza procedurę udzielania zamówień publicznych, o których mowa w ust. 1 w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych na podstawie wniosków o wszczęcie postępowania składanych przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łomża, z wyłączeniem postępowań Wydziału Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych.
4. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych (WIR) we własnym zakresie i w całości organizuje i przeprowadza procedurę udzielania zamówień publicznych, o których mowa w ust 1 niniejszego paragrafu, tj. zadań przeznaczonych do realizacji przez WIR a także wynikających z jego budżetu. Dokumenty związane z organizacją i przeprowadzeniem procedury o udzielenie zamówienia publicznego przez WIR nie wymagają akceptacji BZP z wyjątkiem wniosku o uruchomienie procedury zamówienia publicznego. Za archiwizację dokumentacji związanej z danym zamówieniem odpowiada WIR. 

§ 4. Nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu na dany rok kalendarzowy sporządza się plan postępowań, jakie przewiduje się przeprowadzić w danym roku finansowym.

1. Za przygotowanie planu postępowań w części dotyczącej danej komórki organizacyjnej odpowiedzialny jest jej naczelnik/kierownik.
2. Naczelnicy i kierownicy poszczególnychkomórek organizacyjnych Urzędu nie później niż w terminie do 10 dni od dnia przyjęcia budżetu na dany rok kalendarzowy zobowiązani są przekazać do Biura Zamówień Publicznych (BZP) plan postępowań, jakie dana komórka przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym.
3. Naczelnicy i Kierownicy poszczególnychkomórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są na bieżąco, w miarę powziętych informacji, przekazywać do BZP aktualizację planu postępowań danej komórki.
4. BZP w zależności od informacji przekazywanych od naczelników i kierowników komórek organizacyjnych, będzie aktualizowało plan postępowań, jednak nie rzadziej niż raz na kwartał.
5. BZP odpowiada za zbiorcze opracowanie i aktualizację planu postępowań na podstawie planów i aktualizacji przekazanych przez naczelników i kierowników komórek organizacyjnych. 

§ 5. Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne komórka organizacyjna przeprowadza i dokumentuje analizę potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia - zgodnie z art. 83 ustawy Pzp.

1. Warunkiem uruchomienia procedury udzielenia zamówienia jest sporządzenie przez komórkę organizacyjną wniosku wg załącznika nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
2. Zamawiająca komórka organizacyjna wraz z wnioskiem o którym mowa ust. 2 składa kompletną dokumentację niezbędną do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego m.in. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wzór umowy.
3. BZP w terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania przez zamawiającą komórkę organizacyjną prawidłowego i kompletnego wniosku oraz innych dokumentów niezbędnych do ogłoszenia postępowania, powinno przygotować do ogłoszenia postępowanie w sprawie zamówienia publicznego z zastrzeżeniem, że termin ten może być dłuższy, jeżeli będzie spowodowany trudnościami organizacyjnymi Biura Zamówień Publicznych.
4. Zamawiająca komórka organizacyjna składa do sprawdzenia i zaopiniowania przez Radcę Prawnego projekt umowy. W celu poprawnego sprawdzenia umowy komórka organizacyjna powinna załączyć projekt SWZ.
5. Wniosek o wszczęcie procedury zamówienia publicznego, Specyfikację Warunków Zamówienia oraz pozostałe dokumenty w postępowaniu zatwierdza Kierownik Zamawiającego lub osoba upoważniona. Osobą upoważnioną do zatwierdzania dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego jest bezpośredni przełożony sprawujący odpowiednio nadzór nad daną komórką organizacyjną, która wnioskuje o wszczęcie procedury zamówienia publicznego. Osobą upoważnioną może być również osoba działająca na podstawie odrębnego upoważnienia. W przypadku nieobecności osób upoważnionych zastosowanie ma system zastępstw wynikający z przepisów wewnętrznych Urzędu Miasta.
6. Przed wyborem najkorzystniejszej oferty naczelnik lub kierownik zamawiającej komórki organizacyjnej, której zamówienie dotyczy lub wyznaczony do tego członek komisji przetargowej powinien uzyskać ostateczne potwierdzenie, przez pracownika Wydziału Skarbu i Budżetu oraz Skarbnika Miasta, zabezpieczenia środków w budżecie Miasta na sfinansowanie zamówienia. 

§ 6. Zamawiająca komórka organizacyjna odpowiada za przygotowanie części merytorycznej postępowania

1. w szczególności w zakresie: ustalenia wartości zamówienia, wzoru umowy, opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postepowaniu, wskazania terminu realizacji zamówienia, kryteriów oceny ofert oraz innych informacji określonych we wniosku o uruchomienie procedury udzielenia zamówienia publicznego.
2. Pracownicy BZP współpracują z pracownikami poszczególnych zamawiających komórek organizacyjnych Urzędu w celu przygotowania i przeprowadzenia procedury w sprawie zamówienia publicznego.
   W sytuacji, gdy wniosek o uruchomienie procedury udzielenia zamówienia będzie błędny bądź niezgodny z ustawą Prawo zamówień publicznych, BZP ma prawo go odrzucić i skierować do ponownego przygotowania lub poprawienia.
3. Zasady współpracy pracowników określone zostały w niniejszym Zarządzeniu a zasady powoływania i działania komisji przetargowej określone zostały w Regulaminie pracy komisji przetargowej stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
4. Po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, BZP wraz z protokołem postępowania przekaże posiadaną dokumentację dotyczącą przedmiotowej sprawy do zamawiającej komórki organizacyjnej.
5. Za nadanie znaku sprawy (numeru postępowania) i archiwizację całości dokumentacji związanej z przeprowadzeniem zamówienia publicznego odpowiada zamawiająca komórka organizacyjna.

 § 7. Pracownicy komórek organizacyjnych, z wyjątkiem Wydziału Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych /WIR/, którzy dokonują zmiany umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy Pzp, przekazują niezwłocznie do BZP wszystkie informacje niezbędne do przygotowania i zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o zmianie umowy lub jego przekazania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. BZP przekazuje opublikowane ogłoszenie zamawiającej komórce w celu dołączenia do dokumentacji postępowania. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych publikuje lub przekazuje ogłoszenie o zmianie umowy we własnym zakresie.

2. Pracownicy Wydziałów, z wyjątkiem Wydziału Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych /WIR/, w terminie najpóźniej 20 dni od wykonania umowy, przekazują do BZP wszystkie informacje niezbędne do przygotowania i zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy – na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zarządzenia - Informacja o wykonaniu umowy. BZP przekazuje opublikowane ogłoszenie zamawiającej komórce w celu dołączenia do dokumentacji postępowania. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych we własnym zakresie publikuje ogłoszenie o wykonaniu umowy.

3. Raport z realizacji zamówienia, o którym mowa w art. 446 ustawy Prawo zamówień publicznych, na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Zarządzenia sporządza i dołącza do dokumentacji postępowania komórka organizacyjna – realizująca umowę w terminie miesiąca od dnia:

1) sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo

2) rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej i informując o tym Kierownika Zamawiającego i BZP. 

§ 8. Mając na względzie zapewnienie bieżącego monitoringu realizowanych przez Miasto zamówień publicznych oraz ułatwienie wykonania obowiązku sporządzania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych ustala się Rejestr zamówień publicznych podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych stanowiący załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

1. WIR zobowiązany jest do bieżącego prowadzenia Rejestru zamówień publicznych, postępowań przez niego prowadzonych.
2. WIR zobowiązany jest do przekazywania do BZP rejestrów zamówień narastająco, w okresach kwartalnych tj. do 5 dnia każdego miesiąca po zakończonym kwartale.
3. Pracownicy WIR zobowiązani są do przekazywania do BZP zbiorczych rejestrów zamówień zrealizowanych w danym roku kalendarzowym, w terminie do dnia 10 stycznia roku następnego.
4. Kontrolę nad wykonaniem obowiązków, o których mowa w ust. 2-4 sprawuje naczelnik WIR.
5. Rejestr zamówień publicznych dotyczący zamówień pozostałych komórek organizacyjnych prowadzi BZP.
6. Upoważnia się Sekretarza Miasta do zatwierdzania i przekazywania za pośrednictwem BZP rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. 

§ 9. Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikom i naczelnikom poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.

1. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miejskiego w Łomży do zapoznania się z treścią niniejszej procedury oraz do przestrzegania zawartych w niej postanowień.
2. Koordynacje wykonawcze zarządzenia zapewni kierownik Biura Zamówień Publicznych. 

§ 10. 1.   Tracą moc Zarządzenia:

-      Nr 91/15 z dnia 27.03.2015 r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych
w Urzędzie Miejskimw Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża,

-      Nr 331/16 z dnia 21.11.2016 r. w sprawie zmiany trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża,

-      Nr 268/20 z dnia 05.10.2020 r. w sprawie zmiany trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża.

2. Zarządzenia, o których mowa w ust. 1 mają zastosowanie do procedur uruchomionych przed dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia. 

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

PREZYDENT MIASTA

dr Mariusz Chrzanowski