Na podstawie art. 53, 54, 55 i 56 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą Pzp” lub „ustawą”, zarządzam co następuje: 

§ 1. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania pn. „Kompleksowe sprzątanie pomieszczeń biurowych, sanitarnych, ciągów komunikacyjnych w budynku Urzędu Miejskiego w Łomży, Stary Rynek 14 oraz pomieszczeń użytkowanych przez Urząd w innych budynkach”, powołuję Komisję Przetargową w składzie: 

1. Marcin Sawko                               – Przewodniczący Komisji,
2. Katarzyna Mścichowska                – Zastępca Przewodniczącego Komisji,
3. Anna Biała                                     – Sekretarz Komisji,
4. Emilia Kuczewska                        – Członek Komisji,
5. Elżbieta Stankiewicz                     – Członek Komisji.                                    

§ 2. Komisja przetargowa będzie działać zgodnie z Regulaminem pracy komisji przetargowej, stanowiącym Zał. nr 2 do Zarządzenia Nr 181/22 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 24.05.2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł oraz przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 

§ 3. Zakres obowiązków członków Komisji przetargowej

1. Obowiązki przewodniczącego Komisji przetargowej:

a)   koordynuje i kieruje pracami Komisji, w tym wyznacza terminy posiedzeń Komisji,

b)   odpowiada za przygotowanie merytorycznej części dokumentacji postępowania (uczestniczy
w przygotowaniu) i akceptuje pod względem merytorycznym:

-        wzór umowy,

-        propozycję zakresu przedmiotu zamówienia i dokumentów, wymaganych do opisu przedmiotu zamówienia oraz ustalenie wartości zamówienia, termin realizacji zamówienia,

-        projekt ogłoszenia o zamówieniu,

-        projekt Specyfikacji Warunków Zamówienia zwaną dalej „SWZ” (wkład merytoryczny do dokumentacji postępowania),

-        dokumenty, właściwe dla prowadzonego postępowania, np. propozycję wyjaśnienia udzielanego wykonawcom dotyczącego treści SWZ, modyfikacje SWZ,

-        zaproszenie wykonawcy do podpisania umowy i wniesienia zabezpieczenia należytego jej wykonania – w przypadku żądania;

c)     przewodniczy posiedzeniom Komisji;

d)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i ust. 3 ustawy;

e)     informuje Kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia;

f)     wnioskuje w uzasadnionych przypadkach o dokonanie zmian w składzie Komisji m.in.
w przypadku swojej nieobecności i jednoczesnej nieobecności zastępcy przewodniczącego wyznacza inną osobę kierującą pracami Komisji,wnioskuje o odwołanie bądź wyłączenie członka komisji itd.

g)    wnioskuje w uzasadnionych przypadkach o powołanie biegłego;

h)     wnioskuje w uzasadnionych przypadkach o wydanie opinii radcy prawnego w związku
z toczącym się postępowaniem;

i)      dokonuje badania, analizy i oceny ofert, w szczególności oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, zwłaszcza w zakresie o którym mowa w art. 57 ustawy, dokonuje analizy i oceny ofert w zakresie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia oraz przeprowadza sprawdzenie ofert, w szczególności kalkulacji cenowych, poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty;

j)      przyjmuje, bądź odrzuca uzupełnienia i wyjaśnienia wykonawców, dotyczące treści złożonych ofert;

k)     dokonuje oceny ofert, nie podlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie, określone w SWZ;

l)      przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania i opiniuje przygotowywane propozycje odpowiedzi, pism i dokumentów wysyłanych do wykonawców, Urzędu Zamówień Publicznych i podawanych do wiadomości publicznej, dotyczące prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

m)   aprobuje pod względem merytorycznym propozycje pism i dokumentów wysyłanych do wykonawców, Urzędu Zamówień Publicznych i podawanych do wiadomości publicznej, dotyczące prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia. 

2. Obowiązki zastępcy przewodniczącego Komisji przetargowej:

a)     zastępuje i wykonuje zadania przewodniczącego Komisji, w zakresie organizacji i koordynacji prac Komisji, podczas nieobecności przewodniczącego Komisji;

b)    akceptuje wybór trybu postępowania o udzielenie zamówienia (zastosowanej procedury) oraz dokumentację, związaną z przygotowaniem postępowania pod względem zgodności
z przepisami ustawy Pzp, a w szczególności:

-         projekt ogłoszenia o zamówieniu, projekt SWZ, dokumentów, właściwych dla prowadzonego postępowania;

c)     uczestniczy w posiedzeniach Komisji;

d)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 lub ust. 3 ustawy;

e)     przyjmuje wyjaśnienia wykonawców, dotyczące treści złożonych ofert pod względem zgodności z ustawą Pzp;

f)     dokonuje analizy i oceny ofert, w szczególności oceny wykonawców pod kątem spełnienia wymagań formalnoprawnych, w tym warunków określonych w art. 57 pkt. 1 ustawy, zgodności ofert z ustawą, dokonuje analizy i oceny ofert w zakresie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia;

g)    dokonuje oceny ofert, nie podlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie, określone w SWZ;

h)     analizuje wnoszone odwołania;

i)      aprobuje pod względem zgodności z przepisami ustawy Pzp propozycje pism i dokumentów wysyłanych do wykonawców, Urzędu Zamówień Publicznych i podawanych do wiadomości publicznej, dotyczące prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

3. Obowiązki sekretarza Komisji przetargowej:

a)     przygotowuje ogłoszenie o zamówieniu i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych,

b)    przygotowuje projekt ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych,

c)     sporządza i zamieszcza ogłoszenie o wyniku postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych,

d)    przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informację o złożonych ofertach, o której mowa w art. 81 ustawy Pzp,

e)     opracowuje projekt specyfikacji warunków zamówienia wraz z załącznikami w zakresie proceduralnym w szczególności uwzględniając przepisy ustawy Pzp;

f)     przygotowuje projekt wyjaśnień treści SWZ, odpowiedzi na pytania w zakresie proceduralnym w szczególności odnosząc się do przepisów ustawy Pzp;

g)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3 ustawy;

h)     uczestniczy w posiedzeniach Komisji;

i)      dokonuje badania, analizy i oceny ofert, w szczególności oceny wykonawców pod kątem spełnienia wymagań formalnoprawnych, w tym warunków określonych w art. 57 ustawy, zgodności ofert z ustawą, z wyłączeniem badania przedmiotowych środków dowodowych, dokonuje analizy i oceny ofert w zakresie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia oraz przeprowadza sprawdzenie ofert, w szczególności kalkulacji cenowych, terminów i warunków realizacji umowy, gwarancji i płatności, poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty oraz inne czynności związane z analizą i oceną ofert;

j)      dokonuje oceny ofert nie podlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie, określone w SWZ;

k)     przygotowuje wniosek do Prezydenta Miasta z propozycją wyboru oferty najkorzystniejszej
i odrzucenia ofert w przypadkach przewidzianych ustawą lub o unieważnieniu postępowania;

l)      przygotowuje dla wykonawców w zależności od okoliczności zawiadomienia o unieważnieniu postępowania, wniesionych odwołaniach, wyniku postępowania i odrzuconych ofertach i inną korespondencję, dotyczącą prowadzonego postępowania, zgodnie z SWZ i ustawą;

m)   dokonuje upublicznienia m.in. na stronie prowadzonego postępowania, zgodnie z wymogami ustawy, dokumentów, zawiadomień i informacji, dotyczących prowadzonego postępowania, np. ogłoszenie o zamówieniu, SWZ, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty, zmiany treści SWZ, zmiany ogłoszenia o zamówieniu, kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, informacji z otwarcia ofert itd.;

n)     przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania i przygotowuje projekt ewentualnych na nie odpowiedzi;

o)    opracowuje projekty wszelkich innych dokumentów przygotowywanych przez Komisję;

p)    sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia i kompletuje dokumentację postępowania,

q)    wykonuje czynności obsługowo-biurowe. 

4. Obowiązki członka komisji: Emilii Kuczewskiej:

a)     proponuje i przygotowuje opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji, ustalenie wartości zamówienia i wzór umowy,

b)    podaje informacje do SWZ zgodnie z wnioskiem o uruchomienie procedury udzielenia zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej 130 000,00 zł netto dotyczące m.in. dokumentów przedmiotowych i podmiotowych, sposobu obliczenia ceny oferty, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu i kryteriów spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców;

c)     przygotowuje i udziela wyjaśnień wykonawcom w zakresie przedmiotu zamówienia
i sposobu obliczenia ceny ofert;

d)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3 ustawy;

e)     uczestniczy w posiedzeniach Komisji;

f)     dokonuje oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (w tym dokumentów podmiotowych i przedmiotowych) oraz przeprowadza sprawdzenie ofert, w szczególności sprawdzenie ofert pod względem rachunkowym, terminów i warunków realizacji umowy, gwarancji i płatności; poprawiają oczywiste omyłki pisarskie w tekście ofert, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty;

g)    dokonuje oceny ofert, nie podlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie, określone w SWZ;

h)     analizuje wnoszone odwołania i uczestniczy w przygotowaniu ewentualnych na nie odpowiedzi.

5. Obowiązki Elżbiety Stankiewicz:

a)     składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust 2 i ust. 3;

b)    uczestniczy w posiedzeniach Komisji;

c)     dokonuje analizy i oceny ofert, w szczególności oceny wykonawców pod kątem spełnienia wymagań formalnoprawnych, w tym warunków określonych w art. 57 pkt. 1 ustawy, zgodności ofert z ustawą, dokonuje analizy i oceny ofert w zakresie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia;

d)    dokonuje oceny ofert, nie podlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie, określone w SWZ;

e)     analizuje wnoszone odwołania i uczestniczy w przygotowaniu ewentualnych na nie odpowiedzi,

f)     zastępuje sekretarza Komisji w trakcie jego nieobecności. 

§ 4. Odpowiedzialność członków Komisji przetargowej:

1. Przewodniczący Komisji przetargowej odpowiada za sprawne i prawidłowe, zgodne z przepisami ustawy Pzp przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania.
2. Wszyscy członkowie Komisji przetargowej odpowiadają indywidualnie za wykonywane czynności w zakresie powierzonych im obowiązków, określonych w § 3. 

§ 5. 1.   Komisja rozpocznie pracę z dniem powołania.

2.   Komisja zakończy pracę z dniem upływu terminu do wniesienia odwołania lub rozstrzygnięcia odwołania na czynność wyboru najkorzystniejszej oferty albo czynność unieważnienia postępowania - z zastrzeżeniem postanowień ust. 4.

3.   Biuro Zamówień Publicznych zapewni niezbędną obsługę prac Komisji.

4.   Osoba wskazana jako sekretarz komisji kończy pracę z dniem zatwierdzenia protokołu. 

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

z up. PREZYDENTA MIASTA

mgr Tamara Alicja Małachowska

      SEKRETARZ MIASTA