Na podstawie art. 31 i 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2022 r. poz. 559) w związku z art. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129; zm.: Dz. U. z 2020 r. poz. 288 i poz. 2320, z 2021 r. poz. 1598, poz. 2054 i poz. 2269 oraz z 2022 r. poz. 25.), zwanej dalej ustawą Pzp, oraz art. 44 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305; zm.: Dz. U. z 2021 r. poz. 1236, poz. 1535, poz. 1773, poz. 1927, poz. 1981 i poz. 2270 oraz z 2022 r. poz. 583)zarządzam co następuje: 

§ 1. Wprowadza się do stosowania procedurę udzielania w Urzędzie Miejskimw Łomży zamówień o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 2. Wprowadzam:

a) znaczenie pojęć w niniejszym Zarządzeniu:

        zamówienie - należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między Miastem Łomża a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez Miasto Łomża od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;

        zakup - należy przez to rozumieć zamówienie, do którego udzielania nie stosuje się przepisów ustawy Pzp;

        plan zakupów - należy przez to rozumieć plan zakupów zamierzonych do przeprowadzenia w danym roku finansowym;

        plan postępowań - należy przez to rozumieć plan, o którym mowa w art 23 ustawy Pzp;

        wartość zakupu -  należy przez to rozumieć szacunkową wartość danego zakupu, bez podatku od towarów i usług;

         komórka organizacyjna -  należy przez to rozumieć wydziały, centra obsługi, biura, USC, PZON oraz samodzielne referaty i straż miejską.   

b) załącznik nr 1 - wniosek o uruchomienie procedury  zakupu o wartości od 50 000,00 zł do 129 999,99 zł,

c) załącznik nr 2 - informacje do zawarcia w zapytaniu ofertowym dla zakupu o wartości od 50 000,00 zł do 129 999,99 zł,

d) załącznik nr 3 - protokół procedury zakupu o wartości od 50 000,00 zł do 129 999,99 zł,

e) załącznik nr 4 - wzór listy kontrolnej zakupu, 

§ 3. Zarządzenie stosuje się do udzielania w Urzędzie Miejskim w Łomży, zwanym dalej Urzędem, zamówień, których wartość jest mniejsza od kwoty 130 000,00 zł netto.

1. Zarządzenie stosuje się również odpowiednio do udzielania zamówień, o których mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych DZIAŁ I - Rozdział 1- Oddział 2 (wyłączenia stosowania przepisów ustawy), przy czym dopuszcza się możliwość odstąpienia od procedury zakupu określonej w § 5 ust. 1 Zarządzenia. Wybór Wykonawcy w tym przypadku musi być zaakceptowany przez naczelnika lub kierownika danej komórki organizacyjnej oraz przez bezpośredniego przełożonego sprawującego nadzór nad daną komórką organizacyjną.
2. Wszystkie wydatki, których dotyczy niniejsze Zarządzenie, muszą być dokonywane przy zachowaniu postanowień ustawy o finansach publicznych, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz
   w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 
3. Wszystkie wydatki, których dotyczy niniejsze Zarządzenie, muszą być dokonywane przy zachowaniu postanowień ustawy o finansach publicznych, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

§ 4. Naczelnicy i kierownicy poszczególnychkomórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są sporządzić plan zakupów, jakie przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym dana komórka i przekazać go do Biura Zamówień Publicznych (BZP) w terminie 10 dni od dnia przyjęcia budżetu na dany rok kalendarzowy.

1. Plan zakupów zawiera informacje określające w szczególności: planowany przedmiot zamówienia, rodzaj zamówienia i orientacyjną wartość zakupu.
2. Naczelnicy i kierownicy poszczególnychkomórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są na bieżąco, w miarę powziętych informacji, np. zmian w budżecie danej komórki polegających na dodaniu, zwiększeniu bądź przeniesieniu wydatku lub zadania, przekazywać do BZP aktualizację planu zakupów swojej komórki.
3. BZP w zależności od informacji przekazywanych od naczelników i kierowników komórek organizacyjnych, zobowiązane jest do aktualizacji planu zakupów w celu ustalenia czy aktualizacji wymaga również plan postępowań o udzielenie zamówień.
4. Za zbiorcze opracowanie planu zakupów i zbiorcze zestawienie ich aktualizacji odpowiada BZP.
5. Uruchomienie procedury zakupu przez komórkę organizacyjną poprzedza każdorazowo samodzielna weryfikacja przez komórkę organizacyjną wartości zakupu i odniesienie go do progów kwotowych określonych w § 5 ust. 1 niniejszego Zarządzenia.
6. Komórka organizacyjna ponosi odpowiedzialność za zastosowanie odpowiedniej procedury zakupu określonej w § 5 ust. 1 niniejszego Zarządzenia i prawidłowe jej przeprowadzenie.
7. BZP akceptuje listę kontrolną zakupu, o której mowa w § 5 ust. 6, w odniesieniu do planu postępowań.

§ 5. Zamówienia, których wartość jest mniejsza od kwoty 130 000,00 zł (netto) są udzielane

1. w następujący sposób:

a)  zamówienia dotyczące zakupu o wartości od 50 000 zł netto do 129 999,99 zł netto:
w celu przeprowadzenia procedury zakupu komórka organizacyjna musi dokonać następujących czynności:

1)        przygotować wniosek o uruchomienie procedury zakupu – zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia

2)        upublicznić zapytanie ofertowe, które zawiera co najmniej informacje określone
w załączniku nr 2 do Zarządzenia.

-                    Upublicznienie zapytania ofertowego polega na jego umieszczeniu na platformie zakupowej i/lub BIP albo w wyjątkowych sytuacjach (np. krótki termin realizacji, specyficzny przedmiot zamówienia itp.) na rozesłaniu do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych Wykonawców danego zamówienia (fakt ten wymaga uzasadnienia w notatce służbowej lub protokole).

-                    Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

-     Treść pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami Zamawiającego upubliczniana jest odpowiednio w taki sam sposób jak zapytanie ofertowe.

3)        dokonać badania złożonych ofert, dokumentując te czynności protokołem procedury zakupu  (załącznik nr 3 do Zarządzenia), przy czym:

- za spełniające wymogi formalne uznaje się jedynie oferty niepodlegające odrzuceniu, złożone przez Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o ile zostały one określone w treści zapytania ofertowego.

- na wniosek Wykonawcy, który złożył ofertę, należy udostępnić mu protokół procedury zakupu, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,
w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913).

4)        wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie.

- postępowanie może zakończyć się wyborem kilku Wykonawców, gdy Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

- komórka organizacyjna składa do akceptacji osoby upoważnionej (określonej w ust. 5 niniejszego paragrafu) protokół procedury zakupu wraz z listą kontrolną zakupu.

5)        upublicznić informację o wyniku postępowania w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Informacja o wyniku postępowania tzn.:

- informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierającą co najmniej nazwę i adres wybranego Wykonawcy oraz cenę oferty brutto

lub

- informacja o unieważnieniu postępowania. 

b) zamówienia dotyczące zakupu o wartości od 20 000,00 zł netto do 49 999,99 zł netto wymagają udokumentowania w formie notatki uzasadniającej wybór danego Wykonawcy. Wybór Wykonawcy powinno poprzedzać rozeznanie rynku, które ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej. W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych Wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Cenniki można uzyskać przede wszystkim przez upublicznienie zapytania ofertowego np. na platformie zakupowej lub BIP Zamawiającego lub można je pozyskać ze stron internetowych Wykonawców lub skierować zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych Wykonawców, itd. Jeżeli ustalona w wyniku rozeznania rynku cena rynkowa zamówienia przekracza 50 tys. zł netto, stosuje się zasady określone w punkcie a), 

c)   zamówienia dotyczące zakupu o wartości mniejszej niż 20 000,00 zł netto – sposób ich procedowania nie posiada odrębnych regulacji poza tymi określonymi w § 3 ust. 3 niniejszego Zarządzenia. 

2. Pracownik Zamawiającego wykonujący czynności związane z przeprowadzeniem procedury zakupu lub osoby udzielające zamówienia podlegają wyłączeniu z dokonywania tych czynności, jeżeli po ich stronie występuje konflikt interesów tj. pozostają z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego
   w określonym rozstrzygnięciu tego postępowania. Niezwłocznie po powzięciu wiadomości
   o istnieniu konfliktu interesów osoba taka informuje o tym fakcie swojego bezpośredniego przełożonego. Czynności podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu powtarza się z wyjątkiem czynności faktycznych niewpływających na wynik procedury zakupu.
3. Nie należy  kierować zaproszeń do złożenia ofert ani udzielać zamówienia Wykonawcom, którzy
   w przeszłości dopuścili się niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia na rzecz Urzędu, a w szczególności:

-     nie wykonali zamówienia w terminie umownym, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,

-    dostarczyli przedmiot zamówienia o niewłaściwej jakości,

-    nie wywiązali się z warunków gwarancji lub rękojmi,

-     wykonana usługa, dostawa lub robota budowlana obarczona była wadą ukrytą, której usunięcie pociągnęło koszty po stronie Zamawiającego.

4. Jeżeli Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy lub jego oferta podlega odrzuceniu Zamawiający może wybrać Wykonawcę, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.
5. Przed przekazaniem zakupu do realizacji przez Wykonawcę wymagana jest zgoda na realizację zakupu osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli rodzących zobowiązania finansowe. Forma wyrażonej zgody może wyrazić się np. przez: podpisanie umowy z Wykonawcą, podpisanie zlecenia adresowanego do konkretnego Wykonawcy, zaakceptowania wyboru najkorzystniejszej oferty czy też przyjąć inną formę wyrażenia pisemnej zgody na dany zakup.
6. Listę kontrolną zakupu sporządza się dla zakupów o wartości do 130 000,00 zł netto – zgodnie z załącznikiem nr 4 do Zarządzenia. Lista kontrolna zakupu musi być sporządzona i zaakceptowana najpóźniej przed wyrażeniem zgody o której mowa w ust. 5.
7. Listę kontrolną dla zakupu o wartości od 50 000,00 zł netto sporządza się łącznie z dotyczącą go umową, chyba, że zachodzą przesłanki uzasadniające brak możliwości zawarcia umowy co powinno być opisane w notatce służbowej.
8. Umowę przygotowuje pracownik komórki organizacyjnej, której dotyczy zakup. Do zawarcia umowy stosuje się odpowiednio przepisy wewnętrzne obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Łomży wraz z koniecznością zaopiniowania umowy przez Radcę Prawnego.

9.     W przypadkach losowych np. awaria instalacji co, wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, dźwigu osobowego/towarowego, usuwania śniegu z dachu lub posesji lub innych nie przewidzianych sytuacjach w których zastosowanie procedury zakupu, ze względu na czas konieczny na jej przeprowadzenie, mogłoby narazić na szkodę bądź stanowić zagrożenie bezpieczeństwa, dopuszcza się uproszczenie powyższych zasad polegające na sporządzeniu notatki uzasadniającej wybór Wykonawcy poza procedurą zakupu określoną w § 5 ust. 1 niniejszego Zarządzenia. Wybór Wykonawcy w tym przypadku musi być zaakceptowany przez naczelnika lub kierownika danej komórki organizacyjnej oraz przez bezpośredniego przełożonego sprawującego nadzór nad daną komórką organizacyjną.

10.      W szczególnie uzasadnionych przypadkach, poza wymienionymi w ust. 9 oraz w § 3 ust. 2dopuszcza się możliwość odstąpienia od procedury zakupu określonej w § 5 ust. 1 Zarządzenia. Za uzasadnione przypadki uznaje się w szczególności zakupy, których przedmiotem są:

-     usługi społeczne tj. usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE

W takich przypadkach  wydatek jest dokonywany w sposób zapewniający zachowanie zasad wydatkowania środków publicznych. Wybór Wykonawcy w tym przypadku musi być zaakceptowany przez naczelnika lub kierownika danej komórki organizacyjnej oraz przez bezpośredniego przełożonego sprawującego nadzór nad daną komórką organizacyjną.

11.      W przypadku realizacji projektów finansowanych/współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych zamiast opisanych powyżej procedur należy stosować, odpowiednie procedury określone w aktualnych wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. 

§ 6. Komórka organizacyjna samodzielnie zamieszcza zapytanie ofertowe na platformie zakupowej.

1. Zamieszczanie zapytań na BIP następuje na wniosek komórki organizacyjnej – zamieszczenia dokonuje pracownik BZP lub inna upoważniona osoba. Komórka organizacyjna Urzędu odpowiedzialna za realizację  wydatku przekaże pracownikom BZP, wymaganą dokumentację, jaka ma zostać zamieszczona na BIP Zamawiającego. 

§ 7. Wykonanie Zarządzenia powierza się naczelnikom i kierownikom poszczególnych   komórek organizacyjnych  Urzędu.

1. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miejskiego w Łomży do zapoznania się z treścią niniejszej procedury oraz do przestrzegania zawartych w niej postanowień.
2.  Za poprawne: przygotowanie, prowadzenie procedury zakupu, realizację umowy i archiwizację całości dokumentacji związanej z danym zamówieniem odpowiada zamawiająca komórka organizacyjna.
3. Koordynacje wykonawcze Zarządzenia zapewni kierownik BZP.          

§ 8.

1.     Z zastrzeżeniem ust. 2 tracą moc Zarządzenia: 

-      Nr 91/15 z dnia 27.03.2015 r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskimw Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża,

-      Nr 331/16 z dnia 21.11.2016 r. w sprawie zmiany trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskimw Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża,

-      Nr 268/20 z dnia 05.10.2020 r. w sprawie zmiany trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim  w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża.

2.     Zarządzenia, o których mowa w ust. 1 mają zastosowanie do procedur uruchomionych przed dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia.

 § 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

PREZYDENT MIASTA

dr Mariusz Chrzanowski