W trakcie spotkania ustalono, że scenę i namiot dla wykonawców przygotuje Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji. Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej odpowiedzialne będzie m.in. za dostęp do energii elektrycznej, posprzątanie przed i po imprezie, ustawienie toalet typu TOI TOI oraz wyłączenie z ruchu na czas trwania imprezy odcinka ulicy Giełczyńskiej od ul. Senatorskiej do ul. Woziwodzkiej. Nagłośnienie, oświetlenie, akustykę i pokaz sztucznych ogni zapewni Miejski Dom Kultury – Dom Środowisk Twórczych. Ponieważ wydarzenie nie będzie miało charakteru imprezy masowej, na Starym Rynku płotkami wyznaczony zostanie teren dla przewidywanej liczby uczestników mniejszej niż tysiąc osób.
Zdaniem Prezydenta Łomży Mariusza Chrzanowskiego, koszt imprezy może wynieść około 12 tysięcy złotych. Nie musi on jednak być w całości pokryty z budżetu miasta, gdyż poszukiwani są sponsorzy miejskiego Sylwestra. Ustalany jest również program imprezy, który będzie znany po świętach Bożego Narodzenia.